Tutoriels

Vous avez reçu un lien d'un partenaire

Un partenaire (fédération, réseau, collectivité) peut vous envoyer un lien d'invitation par courriel plutôt qu'un code à recopier. Le message annonce la durée offerte, et précise que le lien est à usage unique et valable 30 jours. Il ouvre un écran d'inscription différent, plus court : c'est normal, l'invitation porte déjà une partie des informations.

1. Cliquez sur le lien du courriel. L'écran s'intitule Invitation promotionnelle et affiche en vert le nombre de jours d'abonnement complet offerts.
2. Renseignez le Nom de votre association, un Identifiant, puis le Mot de passe et sa confirmation. L'Adresse email est déjà remplie : c'est celle à laquelle l'invitation a été envoyée, vous pouvez la changer. Cet écran ne demande ni prénom ni nom : vous les compléterez depuis Mon compte.
3. Cochez la case J'accepte les CGU, les CGV, l'accord de sous-traitance RGPD et la politique de confidentialité. Elle est obligatoire ici comme sur l'inscription ordinaire.
4. Cliquez sur Créer mon compte gratuit.

Les accès rapides

Sous la grille des modules, le bloc Accès rapides ouvre directement les écrans que vous utilisez le plus. Tant que vous n'avez rien choisi, il en montre quatre : Ajouter un adhérent, Créer une facture, Saisir une note de frais et Consulter le budget. Seuls ceux que votre formule et vos droits vous ouvrent s'affichent. Ce choix est personnel : il ne change rien pour les autres utilisateurs.

1. Cliquez sur la roue dentée du bloc Accès rapides. L'écran Personnaliser les accès rapides s'ouvre.
2. La carte Vos accès rapides liste vos raccourcis dans l'ordre où ils s'affichent sur le portail. Les flèches ↑ et ↓ changent l'ordre, Retirer supprime le raccourci.
3. La carte Ajouter un accès rapide range les écrans disponibles par module. Cliquez sur Ajouter en face de l'écran voulu : il se place en fin de liste.
4. Chaque clic s'enregistre aussitôt, sans bouton de validation. Revenir aux raccourcis par défaut, en bas de l'écran, remet les quatre raccourcis d'origine.

Donner votre avis

Ce formulaire décide de ce qui sera développé ensuite. Il est court, et le bandeau vous le rappelle : Rien n'est obligatoire - répondez à ce qui vous parle.

1. Dans le menu de gauche du portail, cliquez sur Votre avis.
2. Première question, Comment avez-vous connu MonAssoCompta ? Choisissez une réponse, et précisez si vous le souhaitez.
3. Deuxième question, Votre avis sur l'application : ce qui vous sert, ce qui vous manque, ce qui vous agace.
4. Troisième question, Un mot que nous pourrions publier ? Un témoignage, si le cœur vous en dit.
5. Cliquez sur Envoyer mon avis.

Nous écrire

L'entrée Nous contacter du menu de gauche du portail ouvre un formulaire qui envoie votre message depuis le logiciel. Vous n'avez plus besoin d'une messagerie installée sur votre appareil, ce qui manquait à beaucoup de bénévoles qui relèvent leur courrier dans le navigateur.

1. Dans le menu de gauche du portail, cliquez sur Nous contacter.
2. Le titre de l'écran dit d'où vous venez, et il n'y a rien à régler. Nous contacter depuis le portail, Votre avis sur cette fonctionnalité par la pastille Votre avis d'un module, Demander un devis depuis Mon abonnement. L'objet arrive déjà rempli dans les deux derniers cas, et vous pouvez le réécrire.
3. Complétez l'Objet (obligatoire) et le Message (obligatoire).
4. Cliquez sur Envoyer. Le bandeau confirme le départ et vous ramène à l'écran d'où vous veniez.

Les ouvrir

1. Depuis le portail, cliquez sur Découvrir les tutoriels vidéo, sous le nom de votre association.
2. La page Tutoriels vidéo s'ouvre sur un Sommaire qui range les cent neuf vidéos par module, avec la durée de chacune. Cliquez sur un titre pour descendre jusqu'à sa vidéo. Au-dessus de la liste complète, une ligne À la une met en avant jusqu'à trois vidéos récentes. Elle disparaît dès que vous filtrez par module ou lancez une recherche. Le sommaire est replié pour laisser voir les vidéos : cliquez sur Sommaire pour le déplier. Le lien Sommaire de chaque vidéo y ramène aussi.
3. Au-dessus du sommaire, une rangée de boutons n'en garde qu'un module à la fois : Accueil et compte, Administration, Formation comptable, Comptabilité, Reporting, Adhérents, Facturation, Notes de frais, Rendez-vous, Espace documents ou Modèles et documents. Le bouton choisi passe en blanc et les autres vidéos disparaissent de l'écran. Tout voir les ramène toutes. Après les modules, deux boutons regroupent les vidéos d'un même sujet, quel que soit leur module : Dons et CERFA et HelloAsso. Une vidéo apparaît alors dans son module et dans son sujet.
4. Cliquez sur Regarder le tutoriel pour lancer la lecture. Les commandes habituelles apparaissent ensuite : pause, avance, volume, plein écran.
5. Accueil, en haut du menu de gauche, vous ramène à vos tuiles.

Regarder, mettre en pause, refaire

• Aucune vidéo ne démarre toute seule. Rien ne part tant que vous n'avez pas cliqué sur Regarder le tutoriel.
• Lancer une vidéo met l'autre en pause : deux sons ne se superposent jamais.
• Chaque vidéo porte la mention Sous-titres intégrés. Ils sont gravés dans l'image, il n'y a pas de bouton à activer.
• Le lien Ouvrir la vidéo, au pied de la vidéo, affiche le fichier seul. C'est celui à utiliser si la lecture refuse de démarrer, ce que la page vous dit alors en toutes lettres.
• Le lien Sommaire, au pied de chaque vidéo, vous remonte au sommaire. Si un bouton de filtre masquait la vidéo choisie dans le sommaire, la liste revient d'elle-même sur Tout voir.
• Dans le bandeau du haut, l'encart Vous préférez lire ? porte le lien Consulter le guide, qui ouvre ce tutoriel écrit dans un nouvel onglet.

Comment l'avantage arrive sur votre abonnement

Vous n'avez rien à réclamer : le report est appliqué automatiquement. Concrètement, si votre renouvellement tombait le 10 mars, il passe au 10 avril, puis au 10 mai, puis au 10 juin. Rien n'est prélevé pendant ces mois-là, et votre date anniversaire reste décalée les années suivantes.

Vous retrouvez la nouvelle échéance sur Mon abonnement. L'avantage ne se transforme pas en argent : il n'est ni remboursable, ni transférable, et ne donne pas lieu à une facture.

Le compteur « X / 12 mois acquis sur les douze derniers mois », en haut de l'écran, indique où vous en êtes du plafond annuel : douze mois offerts au maximum par an, toutes invitations confondues.

Déplacer le début de votre premier exercice

Quand vous ouvrez votre comptabilité, le logiciel crée un exercice sur l'année civile. Si vos statuts prévoient autre chose, par exemple du 1^er septembre au 31 août, vous pouvez déplacer les deux dates de ce premier exercice.

1. Dans la carte Exercice comptable, renseignez Mon exercice comptable commence le. L'aide sous le champ le résume : Le premier jour d'un mois. Vos à-nouveaux suivront cette date.
2. Renseignez Mon exercice comptable se termine le, le dernier jour d'un mois.
3. Cliquez sur Enregistrer les dates de l'exercice.

Si vous aviez repris une balance d'ouverture, ses écritures d'à-nouveaux sont redéplacées au nouveau premier jour. Une opération ordinaire, elle, garde sa date : elle doit donc tomber dans la nouvelle période.

Ce que contient l'archive

Le ZIP s'ouvre sur quatre dossiers, un fichier LISEZ-MOI.md qui explique le contenu en français, et un manifest.json qui inventorie chaque fichier.

• 01_json/ : les données. Pour la comptabilité, les adhérents et la facturation, ce sont exactement les fichiers des écrans Sauvegarde, rechargeables par ces mêmes écrans. Le fichier LISEZ-MOI donne l'ordre de reprise : Comptabilité, puis Adhérents, puis Facturation. Pour les notes de frais, le reporting, les rendez-vous, l'espace documents et l'identité de la structure, un fichier qui décrit vos données sans se recharger dans le logiciel.
• 02_excel/ : ce qui s'ouvre dans un tableur. Le grand livre et la balance, un fichier par exercice ; la liste des adhérents avec toutes ses colonnes et vos champs personnalisés ; la liste des factures, celle des avoirs ; les notes de frais ligne par ligne. Ce sont les mêmes tableaux que ceux que vous téléchargez depuis chaque module, avec les mêmes colonnes et les mêmes totaux.
• 03_pdf/ : le bilan et le compte de résultat, un jeu par exercice, tels que les écrans les impriment, et les PDF de l'espace documents dans leur version du jour de l'archive.
• 04_documents/ : votre espace documents en entier, si vous avez laissé cochés Tous les documents (arborescence) et Anciennes versions. Chaque fichier, quel que soit son format (photo, tableur, Word...), dans ses dossiers et sous son nom d'origine ; les versions antérieures dans un sous-dossier _versions/ à côté du fichier courant. Le manifest.json porte la taille et l'empreinte de contrôle de chacun.

Ce qui n'y est pas, et que le LISEZ-MOI rappelle : les mots de passe et les liens d'invitation, votre relation avec nous (abonnement, parrainage). Les paiements HelloAsso n'ont pas de dossier à eux : ce qu'ils produisent de durable, ce sont des écritures, et elles sont dans la sauvegarde comptable.

Si votre abonnement est expiré

La sortie reste ouverte. L'onglet Export global s'ouvre encore, et la page Abonnement expiré qui vous accueille à la connexion porte le bouton Récupérer mes données qui y mène (et Accéder à mes documents pour l'espace documents, si votre association en a un). Un bandeau le rappelle en haut de l'écran : « vous pouvez générer et télécharger votre archive. En revanche, vous ne pouvez plus saisir de nouvelles données tant que l'abonnement n'est pas renouvelé. » Vous générez à la demande, comme une structure abonnée : les mêmes règles s'appliquent, une seule archive à la fois, la nouvelle remplaçant la précédente, et sept jours pour la télécharger.

Masquer n'est pas supprimer

Décocher un module le fait disparaître de la grille du portail, rien de plus : aucune donnée n'est effacée et aucun droit n'est retiré. Vous pouvez le réafficher à tout moment, et vous retrouverez tout en l'état. C'est un réglage de confort, pas un réglage de sécurité : pour retirer l'accès à quelqu'un, passez par ses droits (voir Utilisateurs et droits). Le bandeau précise que la visibilité s’applique à toute la structure, avec conservation des données et des droits. Les accès se règlent dans la fiche de chaque utilisateur. La carte Modules du portail contient uniquement les modules inclus dans votre formule.

Choisir les modules affichés

1. Depuis le portail, ouvrez la tuile Administration.
2. Ouvrez l’onglet Affichage des modules.
3. Activez les interrupteurs des modules à afficher. Désactivez ceux des modules à masquer.
4. Cliquez sur Enregistrer. Le portail est mis à jour immédiatement pour toute l'association.

Ouvrir Mon compte

1. Revenez sur le portail, la page qui affiche les tuiles. Depuis un module, l'entrée Portail (en haut à droite, ou en tête du menu de gauche en comptabilité) y ramène.
2. En haut à droite du portail, cliquez sur Mon compte.

Les réglages, section par section

L'écran a deux onglets. Profil et préférences porte Mon profil, Mes associations, Adresse email et Copie des emails. Sécurité porte Mot de passe, Comptes liés, Clés d'accès, Connexions récentes et Suppression du compte.

• Mon profil : votre prénom et votre nom, utilisés pour vous accueillir sur le portail et signer les emails.
• Adresse email : l'adresse de votre accès personnel, sa vérification et son changement (voir ci-dessous).
• Mot de passe : changez-le sans quitter la page (voir ci-dessous). Cette section n'apparaît que si votre compte a un mot de passe : si vous entrez uniquement par Google, Microsoft ou une clé d'accès, il n'y a rien à changer.
• Mes associations : la bascule d'une association à l'autre, si votre adresse vérifiée est rattachée à plusieurs (voir ci-dessous).
• Copie des emails envoyés par l'application : recevez un double de chaque email parti de votre association (invitations, relances d'impayés, reçus fiscaux, notes de frais). Pratique pour garder une trace, ou pour envoyer la copie à l'adresse du bureau plutôt qu'à la vôtre.
• Comptes liés : liez ou déliez Google et Microsoft (voir Compte Google).
• Clés d'accès (passkeys) : ajoutez ou supprimez une clé d'accès (voir Clé d'accès).
• Connexions récentes : qui s'est connecté à votre compte, et le bouton pour couper les autres appareils (voir ci-dessous).
• Suppression du compte : la suppression définitive de votre compte.

Ajouter une façon de se connecter demande une connexion récente

Ajouter une clé d'accès, lier un compte Google ou lier un compte Microsoft sont les trois gestes qui créent un nouveau moyen d'entrer dans votre compte. Le logiciel exige donc que vous ayez prouvé qui vous êtes il y a moins de dix minutes : mot de passe saisi, ou clé d'accès présentée. Une session laissée ouverte depuis le matin ne suffit plus l'après-midi.

• Passé ce délai, le geste est refusé et vous revenez sur Mon compte avec le message « Par sécurité, reconnectez-vous avant de modifier vos moyens de connexion (clé d'accès, compte Google ou Microsoft). » Rien n'a été modifié.
• La marche à suivre tient en deux gestes : déconnectez-vous, reconnectez-vous, et refaites l'ajout dans la foulée.
• Retirer une clé ou délier un compte n'est pas concerné : un retrait n'ouvre aucune porte, et le logiciel refuse déjà de vous retirer votre dernier moyen de connexion.

Vérifier votre adresse email

Une adresse email se déclare à l'inscription, personne ne l'a prouvée. Tant qu'elle ne l'est pas, le logiciel refuse de s'en servir comme d'une clé entre deux comptes : c'est ce qui empêche quelqu'un de s'inscrire en donnant votre adresse pour atterrir sur vos associations.

1. Section Adresse email. Si un bandeau orange annonce que votre adresse « n'est pas encore vérifiée », cliquez sur Vérifier mon adresse.
2. Ouvrez votre boîte mail : vous recevez un lien valable 24 heures. Votre adresse ne change pas, un message vous le rappelle d'ailleurs à l'écran.
3. Cliquez sur le lien puis confirmez. C'est fait, le bandeau disparaît.

Changer votre adresse email

Votre adresse email sert à récupérer votre mot de passe et à recevoir les notifications : la changer à l'aveugle vous ferait perdre l'accès à votre compte. Le logiciel exige donc une preuve que la nouvelle adresse est bien la vôtre.

1. Section Adresse email, saisissez la Nouvelle adresse email.
2. Si votre compte a un mot de passe, retapez-le dans Mot de passe actuel (confirmation). Si vous vous connectez uniquement par Google, Microsoft ou clé d'accès, ce champ n'apparaît pas.
3. Cliquez sur Changer mon adresse email. Rien n'a encore changé.
4. Ouvrez la nouvelle boîte mail : elle reçoit un lien de confirmation, valable 24 heures et utilisable une seule fois. L'ancienne adresse reçoit un avertissement.
5. Cliquez sur le lien puis confirmez. La bascule est faite : vous vous connecterez désormais avec la nouvelle adresse.

Changer votre mot de passe

Vous pouvez changer votre mot de passe directement depuis Mon compte, sans passer par « mot de passe oublié » et sans vous déconnecter. C'est le geste à faire si vous ne reconnaissez pas une connexion, ou si vous avez tapé votre mot de passe sur un ordinateur qui n'est pas le vôtre.

1. Onglet Sécurité, section Mot de passe, saisissez votre Mot de passe actuel.
2. Saisissez le Nouveau mot de passe, puis retapez-le à l'identique dans Confirmer le nouveau mot de passe.
3. Cliquez sur Changer mon mot de passe. Un message confirme le changement.

Basculer d'une association à l'autre

Vous êtes trésorier d'une association et bénévole dans une autre, avec la même adresse email ? Vous avez un compte par association. La section Mes associations vous évite de vous déconnecter pour passer de l'une à l'autre.

1. Section Mes associations : la première carte est votre Association actuelle, avec votre rôle. Les suivantes sont vos autres rattachements.
2. Cliquez sur Basculer sur celle que vous voulez rejoindre.
3. Vous arrivez sur le portail de cette association, avec les droits qui y sont les vôtres. Aucun mot de passe à ressaisir.

Surveiller les connexions à votre compte

La section Connexions récentes, dans l'onglet Sécurité, liste les 10 dernières connexions à votre compte, conservées 90 jours : le navigateur utilisé, la façon de se connecter, la date, l'heure et l'adresse IP. Votre session en cours porte la mention Session actuelle.

1. Parcourez la liste et cherchez ce que vous ne reconnaissez pas : une connexion à une heure impossible, un navigateur que vous n'utilisez pas.
2. Au moindre doute, cliquez sur Déconnecter les autres appareils : toutes les autres sessions sont coupées immédiatement, la vôtre reste ouverte.
3. Changez ensuite votre mot de passe dans la section Mot de passe, du même onglet (voir Changer votre mot de passe).
4. Vérifiez enfin vos Clés d'accès et vos Comptes liés : supprimez ce que vous ne reconnaissez pas.

Voir où en est votre abonnement

1. Sur le portail, cliquez sur le badge d'abonnement (en haut de la page).
2. L'écran Mon abonnement affiche votre structure, votre formule, le statut et la date de validité.
3. Si votre structure est une association, la ligne Adhérents donne le nombre de fiches que vous portez et celui que votre formule couvre, sous la forme « 30 sur 500 ».

   C'est le compte qui décide de votre tarif, et le seul endroit où le lire sans ouvrir le module Adhérents. Les membres que vous avez marqués sortis de l'association n'y sont pas comptés. Voir le prix dépend du nombre d'adhérents.

4. Si vous payez par carte bancaire, la ligne Rythme de paiement rappelle si vous êtes en Mensuel ou en Annuel. C'est utile avant d'aller sur l'écran des formules : voir Changer de formule.
5. Si un changement est en attente, la ligne Changement programmé vous dit vers quelle offre vous basculez et à partir de quelle date. Elle nomme l'offre entière, palier d'adhérents compris : si vous ne changez que de palier, vous y lisez bien le nouveau palier et non le nom de la formule que vous avez déjà.
6. Si vous payez déjà par carte, le bouton Gérer mon abonnement ouvre l'espace de paiement sécurisé : vous y trouvez vos factures, votre moyen de paiement et la résiliation.

Le statut a trois valeurs, et la deuxième est celle qu'on oublie de regarder :

• Actif : tout est en ordre, votre abonnement se renouvellera à l'échéance.
• Actif, non renouvelé : vous avez demandé la résiliation. Vous gardez l'accès complet, mais rien ne sera reconduit. La ligne Fin de l'abonnement apparaît alors juste en dessous et porte la date exacte.
• Expiré : l'accès aux modules est suspendu, sauf trois écrans qui restent ouverts : le journal des accès et l'Espace documents en lecture, et l'Export global pour emporter vos données. La page Abonnement expiré porte les boutons Récupérer mes données et Accéder à mes documents qui y mènent. Vos données sont intactes et vous retrouvez tout dès le paiement.

Quelle formule donne accès à quoi

C'est la question qui revient le plus souvent : « je ne trouve plus les adhérents ». Neuf fois sur dix, ce n'est pas une panne, c'est la formule. Voici ce que chacune ouvre.

L'Espace documents reste ouvert aux deux formules association : seul le stockage compris diffère, le reste se prend en palier (voir Stockage, quota et paliers).

Le prix de la formule Premium dépend du nombre d'adhérents

La formule Premium ouvre les mêmes modules à toutes les associations. Ce qui change d'un tarif à l'autre, c'est le nombre de fiches adhérents qu'il couvre, pour qu'une petite association ne paie pas le prix d'une grosse.

Sur l'écran Choisissez votre formule, la formule Premium occupe deux cartes, une par tarif : l'une porte sous son nom la pastille Jusqu'à 500 adhérents, l'autre De 501 à 1 000 adhérents.

Les deux ouvrent exactement les mêmes modules, et la seconde se souscrit directement : une association qui arrive avec 700 membres n'a pas à attendre de se cogner à la limite pour la voir. La formule Classique n'a pas de palier, puisqu'elle ne gère pas d'adhérents.

Quand vous arrivez à la limite de votre palier

Votre prix ne change jamais tout seul. Le logiciel vous prévient d'abord, puis il refuse la fiche de trop, et c'est vous qui décidez de payer davantage ou de faire de la place.

1. Vous approchez de la limite. À partir de 450 fiches, un bandeau jaune s'affiche en haut de tous les écrans du module Adhérents et sur Mon abonnement. Il dit : « Il vous reste 50 adhérents à enregistrer avant la limite de 500 de votre formule (450 fiches aujourd'hui). »

   Rien n'est encore bloqué, vous voyez seulement venir. Ce bandeau apparaît pour tout le monde, y compris les profils en simple consultation.

2. La limite est atteinte. Le bandeau passe au rouge : « Vous avez atteint la limite de 500 adhérents de votre formule (500 fiches). Vous ne pouvez plus en enregistrer de nouveaux. » Le bouton Nouvel adhérent devient gris et ne répond plus. Il se trouve à droite du titre du Tableau de bord et de l'écran Adhérents.

   Le motif est écrit dans le bandeau et non dans une bulle au survol : il se lit aussi sur téléphone, où rien ne survole.

3. La case de retour se grise aussi. Sur la fiche d'un membre que vous aviez marqué sorti, la case Adhérent sorti de l'association devient grise et ne se décoche plus.

   Une phrase apparaît sous elle : « Votre fichier est au plafond de votre formule : ce membre ne peut pas être réintégré tant qu'une place n'est pas libre. Marquez un autre membre comme sorti, ou changez de palier depuis Mon abonnement. »

   Le reste de la fiche s'enregistre normalement.

4. Le message vous donne les deux sorties : « Votre formule couvre 500 adhérents et vous en avez 500. Pour en enregistrer davantage, passez au palier de 501 à 1 000 adhérents (140 € par an) depuis l'écran Mon abonnement. Vous pouvez aussi marquer vos anciens membres comme sortis de l'association : ils ne comptent pas dans cette limite. »
5. Vous n'êtes pas administrateur ? Le message vous demande de passer par lui : l'écran Mon abonnement est réservé à ce rôle. En attendant, vous pouvez faire de la place vous-même en marquant d'anciens membres comme sortis.
6. Vous êtes administrateur et vous choisissez de payer ? Ouvrez Mon abonnement, cliquez sur Changer de palier d'adhérents, puis sur Passer à ce palier. La limite est levée dès que le paiement est accepté.
7. Au-delà de 1 000 adhérents, la carte n'affiche aucun prix : elle porte la mention Sur devis sous la pastille Plus de 1 000 adhérents, et son bouton est Demander un devis.

Changer de formule : monter prend effet tout de suite, redescendre à la fin de la période

Les deux sens ne se passent pas de la même façon, et le message de confirmation vous dit toujours lequel s'applique.

1. Ouvrez l'écran des formules. Depuis Mon abonnement, le lien Voir les formules est toujours proposé. Sur le portail d'une association au forfait Classique, un encart sous les tuiles annonce les modules absents de votre formule et porte le même lien.
2. L'écran Choisissez votre formule présente les formules ouvertes à votre structure. Si vous êtes déjà abonné, il s'ouvre sur le rythme que vous payez réellement. Le bandeau vert sous le choix du rythme le rappelle : « Abonnement actif jusqu'au… », puis « Paiement actuel : mensuel » ou « annuel ». Le sélecteur Mensuel / Annuel en haut change l'affichage des prix, et donc ce que vous allez souscrire.
3. Repérez votre formule en cours : sa carte porte l'étiquette Votre formule actuelle, et son bouton dit Changer de rythme de paiement. Les autres cartes portent un bouton qui nomme l'offre : Choisir Classique, Choisir Premium, ou Choisir Premium · 501–1000 pour le palier de 501 à 1 000 adhérents.
4. Si vous avez atteint la limite d'adhérents de votre formule, la carte Premium propose directement le palier au-dessus, et son bouton dit Passer à ce palier. Voir Quand vous arrivez à la limite de votre palier.
5. Si c'est votre première souscription, une case à cocher apparaît au bas de chaque carte que vous pouvez souscrire, juste au-dessus du bouton. Elle dit : « Je demande expressément l'exécution immédiate du service et je renonce en conséquence à mon droit de rétractation de quatorze jours ». Elle n'est jamais pré-cochée, et elle est obligatoire. Voir Pourquoi cette case de renonciation.
6. Cliquez sur le bouton de la formule voulue, par exemple Choisir Premium.

Concrètement, si vous redescendez, vous ne perdez rien le jour même. Vous gardez l'intégralité des modules de votre formule actuelle jusqu'au terme que vous avez déjà réglé. Tant que ce changement est en attente, un bandeau Changement d'offre programmé vous rappelle en tête de l'écran des formules vers quoi vous basculez, et à quelle date. Si vous êtes déjà abonné, l'encadré Quand le changement prend-il effet ?, en bas de l'écran, résume ces règles.

Pourquoi cette case de renonciation

Une association ne relève pas automatiquement des mêmes protections qu'un particulier : le délai de rétractation de quatorze jours du Code de la consommation ne lui est pas acquis d'office. MonAssoCompta a choisi de vous l'accorder quand même : nos conditions générales de vente appliquent d'elles-mêmes cette garantie à toute association et à tout client de cinq salariés ou moins.

Or ici le service démarre à la seconde où vous payez : vos modules s'ouvrent tout de suite. Un service numérique dont l'exécution commence immédiatement peut écarter ce délai, à une condition précise : que vous demandiez vous-même le démarrage immédiat. C'est exactement ce que dit la case, et c'est pourquoi elle n'est jamais pré-cochée.

• Elle n'apparaît que sur une première souscription. Changer de formule, de palier ou de rythme de paiement ne la redemande pas : vous modifiez un contrat en cours, vous n'en concluez pas un nouveau.
• Il y en a une par carte, parce que chaque carte est un bouton de commande indépendant. Cochez celle de la formule que vous prenez.
• Si vous cliquez sans cocher, rien n'est débité : vous revenez sur l'écran des formules avec un message qui vous explique ce qui manque, et qui vous donne l'autre solution.

L'avis avant la reconduction d'un abonnement annuel

Un abonnement pris à l'année se reconduit tout seul. Pour que cette reconduction ne vous surprenne jamais, vous recevez un courriel avant l'échéance, qui vous rappelle la date et la façon de ne pas reconduire si vous ne le souhaitez plus. Vous n'avez rien à activer : l'envoi est automatique.

• Il part entre un et trois mois avant la fin de votre période, jamais plus tard.
• Il n'est envoyé qu'une fois par échéance : pas de relance, pas de doublon.
• Un abonnement mensuel ne reçoit pas cet avis, et c'est normal : il s'arrête quand vous le décidez, sans préavis ni date à surveiller.
• Il part à l'adresse de votre compte. Si vous en changez, changez-la dans Mon compte avant l'échéance.

Payer pendant l'essai ne fait rien perdre

La question revient dès qu'une association est contente du logiciel avant la fin de sa période d'essai : « si je paie maintenant, est-ce que je perds le temps qu'il me restait ? » Non. Le paiement s'ajoute à ce qui reste, il ne le remplace pas.

Concrètement, si votre accès court jusqu'au 30 septembre et que vous souscrivez un abonnement annuel le 1^er août, votre nouvelle échéance part du 30 septembre, pas du 1^er août. L'écran des formules affiche cette date dans son bandeau vert : « Abonnement actif jusqu'au 30/09/2026 ».

Résilier, et revenir en arrière

La résiliation se fait dans l'espace de paiement sécurisé, pas dans le logiciel.

1. Sur Mon abonnement, cliquez sur Gérer mon abonnement.
2. Demandez l'annulation de l'abonnement dans l'espace qui s'ouvre. Elle prend effet à la fin de la période déjà réglée, jamais le jour même : vous ne perdez pas ce que vous avez payé.
3. De retour sur Mon abonnement, le statut devient Actif, non renouvelé et la ligne Fin de l'abonnement affiche la date exacte.

Trois points à retenir, et le troisième rassure la plupart des trésoriers :

• Vous gardez l'accès complet jusqu'à cette date, avec tous les modules de votre formule. Rien n'est retiré au moment de la demande.
• Plus aucun prélèvement n'est effectué.
• Vos données ne sont pas supprimées à cette date. L'accès aux modules est suspendu, c'est tout. Elles vous attendent si vous revenez, et vous pouvez de toute façon les emporter avant de partir, en une archive (voir Emporter toutes vos données).

Ce que Google nous transmet (et ce qu'il ne transmet pas)

Se connecter avec Google ne donne à MonAssoCompta aucun accès à vos emails, à votre agenda ni à vos documents. Google confirme seulement votre identité et nous communique votre nom et votre adresse email. Votre mot de passe Google, lui, ne nous est jamais transmis : vous le saisissez chez Google, jamais chez nous.

Se connecter

1. Sur la page de connexion, cliquez sur Continuer avec Google.
2. Choisissez votre compte Google (ou identifiez-vous s'il n'est pas déjà ouvert).
3. Vous arrivez directement sur votre portail.

Lier Google à un compte existant

Votre compte a été créé avec un mot de passe et vous voulez passer à Google ?

1. Connectez-vous classiquement, ou reconnectez-vous si votre session date de plus de dix minutes (voir une connexion récente est exigée).
2. Dans le menu de gauche du portail, cliquez sur Mon compte.
3. Section Comptes liés, cliquez sur Lier à côté de Google.

Lire les indicateurs

• Total produits et Total charges : ce que vous avez encaissé et dépensé sur l'exercice (comptes de classe 7 et 6).
• Résultat : la différence entre les deux, rappelée par la mention Produits – charges. Une étiquette indique Excédent, Déficit ou Équilibre.
• Le bloc Trésorerie, sous ces trois indicateurs : à gauche, le total de ce que vous avez en banque, sur vos livrets et en caisse. Sous le montant, l'écran dit combien de comptes il additionne et rappelle Classe 5.
• À droite, une barre de répartition montre le poids de chaque compte dans le total. Dessous, une carte par compte de trésorerie, sous l'intitulé que porte le compte dans votre plan comptable. Le numéro est écrit dessous, suivi d'un mot d'état : Disponible, Découvert si le solde est négatif, Espèces pour une caisse, Non versé pour de l'argent encaissé en ligne et pas encore viré, Virement interne pour un compte de passage.

Le bloc affiche au plus trois cartes de compte à côté du total. Si vous avez plus de comptes que de place, les plus gros soldes gardent leur carte et les autres sont réunis dans Autres comptes, qui annonce combien elle en contient. Survolez ou touchez son petit « i » : le détail compte par compte s'affiche. Un compte à découvert garde sa carte, mais il ne prend aucune part de la barre.

En dessous, les cartes Principales charges et Principaux produits vous montrent où part l'argent et d'où il vient, avec le poids de chaque poste en pourcentage.

Quels comptes alimentent les cartes de trésorerie

Toute votre classe 5 y passe, c'est-à-dire chaque compte de banque, de livret, de caisse ou d'attente de versement. Vous n'avez rien à numéroter d'une façon particulière pour qu'un compte soit compté.

• Un compte a sa carte s'il porte un solde, ou s'il a été mouvementé dans l'exercice. Un compte vidé en cours d'année garde donc sa carte à 0,00 €, et c'est une information.
• Un compte que vous n'avez jamais utilisé n'a pas de carte : une association qui ne manipule pas d'espèces ne voit aucun indicateur de caisse.
• Tant qu'aucun compte de classe 5 n'a été mouvementé, le bloc Trésorerie affiche 0,00 €, avec la mention Aucun compte mouvementé.
• La carte porte l'intitulé du compte, celui que vous avez saisi dans le plan comptable. Si vous appelez votre second compte « Banque 2 - Crédit Mutuel », c'est ce que la carte affiche. L'intitulé complet apparaît au survol quand il est trop long pour la carte.
• Le compte de virements internes (580000) n'a de carte que s'il n'est pas soldé : c'est un compte de passage, un solde restant signale un virement à finir de saisir.

Le total du bloc Trésorerie additionne tous ces comptes, découverts compris. La somme des cartes de compte lui est toujours égale, Autres comptes comprise.

Avec un seul compte de trésorerie, le total s'affiche à gauche et la carte du compte à droite, avec une barre pleine.

Un compte commençant par 5128 reçoit l'argent qu'une plateforme de paiement a encaissé pour vous sans vous l'avoir encore viré. Sa carte porte le mot Non versé. Elle se remplit toute seule dès que vous générez des écritures depuis le connecteur HelloAsso, et retombe à zéro quand vous imputez le virement groupé (voir Générer les écritures). Un solde qui ne se résorbe pas est signalé par le Diagnostic comptable.

Quel document utiliser

Vous partez d'un document que vous avez déjà : un export de votre ancien logiciel, un fichier remis par votre expert-comptable, ou votre propre tableur si vous teniez les comptes à la main. Le logiciel accepte deux formes, à choisir selon ce que vous avez sous la main.

• Balance d'ouverture - le cas le plus courant : une ligne par compte, avec son solde. Selon votre interlocuteur, elle porte le nom de « balance d'ouverture », « balance de clôture N-1 » ou « situation à l'ouverture ».
• Grand livre - le détail écriture par écriture, si vous tenez à conserver tout l'historique de l'année plutôt que les seuls soldes.

Le fichier est un CSV avec le point-virgule pour séparateur. Vous n'avez pas à ranger vos colonnes dans un ordre précis : le logiciel les reconnaît à leur titre. Les montants s'écrivent avec un point ou une virgule, et les deux encodages courants (UTF-8, Latin1) passent sans réglage.

Les colonnes du fichier, une par une

Vous n'êtes pas obligé de remplir toutes les colonnes, et vous pouvez supprimer celles dont vous ne vous servez pas. Deux principes valent pour les deux modèles : une case vide vaut zéro, et les lignes dont la case Compte ne commence pas par un chiffre sont ignorées sans bruit.

C'est ce qui permet de garder la ligne TOTAL en bas de votre balance, ou les titres de votre ancien logiciel : le logiciel les enjambe.

Modèle Grand livre - une ligne par écriture

Modèle Balance d'ouverture - une ligne par compte

Charger le fichier

1. Menu Paramétrage > Reprise.
2. Téléchargez le modèle correspondant à votre document (Grand Livre ou Balance d'ouverture) et reportez-y vos lignes.
3. La liste déroulante vous demande ce que vous chargez, mais elle n'est là que pour annoncer votre intention : le logiciel reconnaît lui-même le type du fichier d'après ses colonnes. Si votre choix ne correspond pas à ce qu'il a lu, il vous le dit et vous laisse vous arrêter avant d'aller plus loin.
4. Cliquez sur Choisir un fichier, sélectionnez votre CSV, puis sur Charger.
5. Lisez l'aperçu : nombre d'écritures détectées, comptes reconnus, total débit, total crédit, et la mention Équilibré. Si des comptes ne figurent pas encore dans votre plan comptable, le bouton Créer les comptes manquants les ajoute en une fois (et Créer les codes manquants fait de même pour les codes analytiques).

   Un encadré N numéro(s) rattaché(s) à vos comptes existants peut apparaître juste au-dessus, avec la liste des correspondances : ce sont les numéros de votre fichier écrits sur une autre longueur que votre plan. Ils ne sont pas dans les comptes à créer, et aucun compte en double ne sera fabriqué.

   Si le fichier amortit un bien au-delà de sa valeur d'achat, l'aperçu l'annonce aussi. L'import reste possible : corrigez le fichier avant de lancer la reprise si ce n'est pas voulu.

6. Choisissez l'exercice cible, puis cliquez sur Lancer la reprise. Les exercices déjà clôturés sont affichés en grisé, avec la mention (clôturé, import impossible) : ils ne sont pas sélectionnables, de sorte que vous ne chargez pas un fichier pour vous le voir refuser après coup.

   Pour un grand livre, la date de chaque ligne fait foi. Une ligne datée hors de l'exercice cible va dans l'exercice de sa date, créé s'il manque, et le message de fin donne la répartition. Si cet exercice est déjà clôturé, tout l'import est refusé et rien n'est écrit.

Un relevé à cheval sur deux années

Votre relevé de janvier commence souvent à la mi-décembre. C'est la date de l'opération qui décide de son année, et non l'année affichée en haut de l'écran. Les lignes de décembre sont rangées dans l'exercice de décembre, celles de janvier dans le suivant. Vous n'avez donc rien à découper, ni à importer deux fois en changeant d'exercice entre les deux.

• L'année manquante est créée si elle n'existe pas encore : un relevé de décembre importé alors que seul l'exercice en cours existe ne perd aucune ligne.
• Une année déjà clôturée refuse les lignes qui la concernent, et seulement celles-là. Le message vous dit combien d'opérations ont été écartées et de quelle année elles relèvent : une année arrêtée ne se réécrit pas, c'est la contrepartie de la clôture. Le reste du fichier est importé normalement.
• Le logiciel vous prévient quand un fichier alimente plusieurs années, avec le compte de chacune : « les opérations ont été rattachées d'après leur date ». Vous voyez immédiatement où sont parties vos lignes.
• La détection des doublons regarde les années du fichier, pas seulement l'année affichée. Une opération de décembre déjà importée est reconnue comme telle même si vous la rechargez dans le lot de janvier.

Les lignes refusées vous sont nommées

Une ligne de relevé illisible - montant incompréhensible, date malformée, libellé vide - n'est jamais avalée en silence. Le bilan s'affiche avant l'aperçu, pendant que votre fichier est encore corrigeable : il annonce le nombre d'opérations lues, le nombre de refusées, et pour chacune son numéro et la raison. Au-delà de huit lignes détaillées il dit lui-même qu'il tronque, et le reste part dans le journal du serveur.

Un relevé très long est coupé à 500 opérations, et là aussi l'écran le dit : « Fichier trop volumineux (N lignes). Seules les 500 premières opérations seront importées. Découpez votre fichier si nécessaire. » Ce n'est pas un refus, l'aperçu s'affiche quand même : il ne porte que les 500 premières lignes, et les suivantes ne sont nulle part. Un relevé mensuel ne les atteint jamais, un export d'année entière si. Dans ce cas, redemandez à votre banque un export mois par mois, ou coupez le fichier vous-même : la mémoire d'imputation travaille de la même façon sur plusieurs petits fichiers.

• Le numéro est le rang dans le fichier pour un CSV, celui de la transaction pour un OFX ou un CAMT.053, où chaque opération occupe plusieurs lignes.
• Une ligne vide n'est pas un rejet : les exports bancaires en contiennent couramment entre leurs sections.
• Rien n'est encore écrit à ce stade. Corrigez ces lignes dans votre fichier et rechargez-le si elles doivent être comptabilisées.

Les doublons, eux, sont recomptés au moment où vous validez, et plus seulement à l'aperçu. Si le même relevé a été importé depuis un autre poste, ou par vous-même dans un second onglet, pendant que vous relisiez, ces opérations ne sont pas recréées et le message vous dit combien. Une ligne que l'aperçu signalait déjà en doublon et que vous avez cochée quand même reste importée : c'est un choix, il est respecté.

Importer le relevé d'un compte PayPal

PayPal se suit comme une banque, avec son propre compte de classe 5. Le fichier à charger est l'activité du compte au format CSV, téléchargée sur le site de PayPal. Il s'importe sans retouche.

1. Créez une fois pour toutes un compte PayPal dans le plan comptable, avec un numéro qui commence par 512.
2. Sur le site de PayPal, téléchargez l'activité d'une période complète, par exemple un mois, au format CSV.
3. Dans Import bancaire, déposez ce fichier et choisissez le compte PayPal dans Compte bancaire, puis cliquez sur Charger et analyser.
4. Classez les lignes de l'aperçu comme pour une banque. Un paiement reçu avec commission donne deux lignes : le montant entier, puis une ligne « Frais PayPal » pour la commission. Donnez à la première le compte du don ou de la vente, à la seconde un compte de frais bancaires.
5. Un reversement de PayPal vers votre banque se classe sur le compte de virements internes (58), dans ce relevé comme dans celui de la banque, pour ne pas le compter deux fois.

• Les lignes « En attente » ne sont pas importées. Ce sont en général les prélèvements sur votre compte bancaire qui financent un paiement PayPal : ils figurent déjà sur le relevé de la banque, et le message qui les annonce le rappelle. Sur ce relevé-là, classez ce prélèvement sur le compte PayPal.
• Une opération dans une autre devise que l'euro est refusée, avec le message « seules les opérations en euros sont importées ». PayPal écrit la conversion en euros sur une ligne à part, qui est importée.
• Une ligne dont le montant, les frais et le total ne concordent pas est refusée, et nommée dans le bilan des lignes refusées.

Événements et import de suivi

Les événements permettent de regrouper des écritures autour d'une activité ponctuelle (fête, tournoi, vente de gâteaux, sortie...). C'est un point clé pour les associations qui organisent des activités générant des participations ou des dons.

1. Allez dans Saisie OD et cliquez sur le bouton Événement : un panneau Événement - Template & Import s'ouvre.
2. Choisissez le type d'événement, Assemblée Générale ou Autre activité. Pour une autre activité, donnez-lui un nom (ex. « Repas annuel 2026 »).
3. Cliquez sur Télécharger .xlsx pour obtenir le fichier Excel de suivi de l'événement. Ce template est obligatoire : il contient la structure attendue par le logiciel (colonnes nom, prénom, cotisation, don, participation).
4. Remplissez-le avec les participants et les montants par catégorie.
5. Choisissez le fichier rempli dans la partie Importer le fichier rempli du même panneau. Pour comparer les donateurs à vos adhérents, cochez Gestion des dons. Cette case n'apparaît que si le module Adhérents est activé.
6. Cliquez sur Importer. Le logiciel additionne le total de chaque catégorie (cotisations, dons, participations). Il pré-remplit l'OD avec une ligne par type de recette. Rien n'est encore enregistré, et le message se termine par « Vérifiez l'OD ci-dessous et enregistrez. »
   Journal OD Pièce OD042 Date 15/03/2026 Événement Repas annuel 2026

   Exemple d'écriture d'opération diverse équilibrée

   Compte	Intitulé	Libellé	Débit	Crédit
   471000	Compte d'attente	Repas annuel 2026	850,00 €	-
   756000	Cotisations	Cotisations Repas annuel 2026	-	150,00 €
   754100	Dons	Dons Repas annuel 2026	-	300,00 €
   754000	Participations	Participations Repas annuel 2026	-	400,00 €

   Total débit : 850,00 € Total crédit : 850,00 €

   Un montant illisible fait refuser tout le fichier. Le message nomme les cellules en cause : corrigez-les puis importez de nouveau.

7. Vérifiez les lignes, puis cliquez sur Enregistrer l'OD.

   Si une OD a déjà été passée pour cet événement sur l'exercice, un encadré commence par « Une OD existe déjà pour » et cite ses pièces. Rien n'est enregistré. Le même fichier ne doit pas être enregistré deux fois, sinon les dons seraient comptés en double. S'il s'agit d'un autre événement du même nom, cliquez sur Enregistrer une seconde OD.

8. Si vous avez coché Gestion des dons et que le fichier porte des dons, un bandeau en haut de l'écran suit l'OD. Il indique « OD à enregistrer » tant qu'elle ne l'est pas, puis « OD enregistrée » avec son numéro de pièce. Son bouton Gestion des dons ouvre la comparaison des donateurs avec vos adhérents. Les adhérents reconnus sont pré-sélectionnés automatiquement.
9. Pour les cas ambigus (homonymes) ou les noms non trouvés, une page vous laisse choisir l'adhérent à la main.
10. Une fois votre choix validé, les coordonnées complètes sont reprises des fiches adhérents et utilisées pour générer les reçus fiscaux CERFA, sans aucune ressaisie.

À quoi ça sert

Certaines écritures sont toujours les mêmes : mêmes comptes, même sens, même libellé : seuls la date et le montant changent. Plutôt que de rechercher les bons comptes à chaque fois (et risquer de se tromper), vous préparez le squelette une fois pour toutes. Vous gagnez du temps, et surtout vous gardez les mêmes comptes d'un mois sur l'autre, ce qui rend votre grand livre lisible.

Un masque ne contient aucun montant et aucune date : c'est un modèle, pas une écriture. Tant que vous ne l'avez pas appliqué dans une saisie, il ne produit rien en comptabilité.

Créer un masque

1. Menu Saisie > Saisie OD, puis le bouton Paramétrer les masques, en haut à droite de l'écran.
2. Donnez un nom parlant : « Loyer mensuel du local », « Subvention municipale ».
3. Ajoutez les lignes : le compte, le libellé, le sens (débit ou crédit) et, si vous le souhaitez, un code analytique.
4. Cliquez sur + Ajouter une ligne autant de fois que nécessaire, puis sur Créer le masque.
5. Il rejoint la liste Masques existants, dans la colonne de droite (sous le formulaire sur un écran étroit). Le champ Rechercher un masque la filtre par nom. Modifier le rouvre dans le formulaire de gauche, qui prend le titre Modifier le masque : le bouton devient Enregistrer, et Annuler vous rend le formulaire de création.

L'utiliser dans une saisie

1. Allez dans Saisie OD.
2. Choisissez votre masque dans la liste Masque, qui affiche « Choisir un masque » tant que vous n'avez rien pris : les lignes se remplissent toutes seules.
3. Complétez la date et les montants, vérifiez que débit et crédit s'équilibrent, puis enregistrez.

Activer la comptabilité d'engagement

1. Ouvrez Administration, puis l'onglet Mon association.
2. Repérez la carte Méthode comptable, sous Exercice comptable. Son badge indique Trésorerie active.
3. Cliquez sur l'interrupteur Comptabilité d'engagement.
4. Confirmez dans la fenêtre qui s'ouvre. L'interrupteur passe au rouge, le badge devient Engagement actif et la carte affiche la date d'activation.

Ce que l'activation change

• Comptabilité : le plan comptable accepte des comptes en chiffres et en lettres, par exemple 401EDF ou 411ORANGE. Le menu de gauche affiche l'écran Achats et ventes, avec ses journaux AC et VE.
• Facturation : une facture s'écrit à son émission si la comptabilisation automatique est cochée dans les paramètres. Son paiement n'ajoute aucune écriture. L'activation coche cette case si elle ne l'était pas.
• Adhérents : le bouton Envoyer en comptabilité apparaît en tête des cotisations. Voir Envoyer les cotisations en comptabilité.

Revenir à la comptabilité de trésorerie

Cliquez de nouveau sur l'interrupteur, puis confirmez. Rien n'est effacé :

• Les pièces d'achat et de vente restent dans vos comptes. La carte en donne le nombre. Vous ne pouvez plus les modifier.
• Les comptes en lettres restent utilisables. Vous ne pouvez plus en créer.
• Les factures s'écrivent de nouveau à leur paiement.
• Les cotisations et les dons envoyés et pas encore encaissés restent au compte 411ADHERENTS. La carte affiche ce solde. Imputez leur encaissement à ce compte, pas au 756 ni au 754.

Enregistrer une facture d'achat ou de vente

1. Ouvrez Achats et ventes dans le menu de gauche de la comptabilité.
2. Choisissez Achat ou Vente, à droite du titre. La carte change de couleur et de titre : Nouvelle pièce d'achat (journal AC) ou Nouvelle pièce de vente (journal VE).
3. Renseignez la Date. Le Fournisseur ou le Client, le N° de facture et l'Échéance sont facultatifs. Le dernier choix de la liste, + Ajouter un fournisseur…, crée un nom qui sera proposé ensuite.
4. Saisissez les lignes : Compte, Libellé, puis Débit ou Crédit. Un achat porte une ligne au compte du fournisseur (40…) et une ligne de charge ou d'immobilisation. Une vente porte une ligne au compte du client (41…) et une ligne de produit (7…). Un Masque peut pré-remplir les lignes.
5. Quand l'Écart tombe à zéro, cliquez sur Enregistrer l'achat ou Enregistrer la vente. La pièce reçoit son numéro : AC0001, VE0001.

• Les comptes proposés suivent le type. Achat : comptes 6, 20, 21, 23, 26, 27 et 40. Vente : comptes 7 et 41. La banque, la caisse et les autres comptes se saisissent en Saisie banque ou en Saisie OD.
• Changer de type ne vide aucune ligne. Un compte qui n'est plus permis s'affiche en rouge, l'état passe à Compte non permis et le bouton d'enregistrement se grise. Changez le compte.
• Une pièce semblable est signalée avant l'enregistrement : même type, même date, même tiers, même montant. Rien n'est écrit. Si c'est une autre facture, cliquez sur Enregistrer quand même.

Suivre ce qui reste à régler

L'Historique des pièces, sous la saisie, liste les pièces de l'exercice. Chacune affiche son tiers, son total et un statut : À régler ou Réglée pour un achat, À encaisser ou Encaissée pour une vente. Une pièce passe à Réglée ou Encaissée quand toutes ses lignes au compte du tiers sont lettrées.

1. Filtrez par type (Achats, Ventes) ou par mois.
2. Cherchez une pièce par son numéro, son numéro de facture, son tiers, son libellé ou son échéance, puis cliquez sur la loupe.
3. Cliquez sur une pièce pour afficher ses lignes. Modifier la recharge dans la saisie, sans pouvoir changer son type. Supprimer l'efface après confirmation.

Gérer vos fournisseurs et vos clients

1. Cliquez sur Fournisseurs et clients, à droite du titre.
2. Dans la carte Fournisseurs ou Clients, cliquez sur Ajouter, tapez le nom et enregistrez.
3. Renommer change le nom proposé à la saisie. Le menu à trois points propose Désactiver et Supprimer.

Joindre un document pendant la saisie

1. Dans la Saisie banque, la Saisie OD, Achats et ventes ou l'aperçu de l'import bancaire, cliquez sur l'icône de dossier de la ligne. En Saisie banque, elle se trouve sous Justificatifs.
2. La fenêtre Joindre des justificatifs s'ouvre. Choisissez Coller un lien ou Espace Documents.
3. Pour un lien, collez l'adresse dans Lien du document et cliquez sur Ajouter. Elle commence par https:// ou http://.
4. Pour un fichier, dépliez un dossier et cliquez sur les fichiers à joindre. Un second clic retire un fichier. Le champ Rechercher un fichier par son nom cherche dans tous les dossiers.
5. Cliquez sur Enregistrer, puis enregistrez la pièce : les justificatifs sont posés avec elle.

Ouvrir ou modifier les justificatifs d'une écriture enregistrée

1. Dans la Révision ou la Revue banque, chaque ligne porte l'icône de dossier : grise sans justificatif, rose avec. Le Grand Livre ne l'affiche que sur les lignes qui en ont un.
2. Cliquez sur l'icône. Un justificatif seul s'ouvre par le bouton Ouvrir. Plusieurs s'affichent en liste : cliquez sur celui à ouvrir, il s'ouvre dans un nouvel onglet.
3. Pour changer la liste, cliquez sur Modifier les justificatifs. La croix d'une ligne la retire. Cliquez sur Enregistrer.

Comprendre les contributions en nature

Une association vit souvent grâce à des aides gratuites : des heures de bénévolat, une salle prêtée, du matériel mis à disposition. Aucun argent ne circule, donc ces aides n'apparaissent pas sur vos relevés bancaires, mais elles ont une valeur, et vous pouvez l'inscrire.

• C'est neutre sur votre résultat. Le logiciel enregistre la même somme des deux côtés (ce que vous recevez d'un côté, ce que vous employez de l'autre). Votre excédent ou déficit ne bouge pas, votre trésorerie non plus.
• Ça se lit à part, jamais dans les totaux. Ces montants sont hors bilan et hors compte de résultat : ils vivent dans des encadrés séparés. Très utile pour un dossier de subvention ou pour valoriser le travail des bénévoles en assemblée générale.
• Chaque année repart de zéro. Ces contributions ne se reportent pas sur l'exercice suivant : rien à ressaisir, rien à extourner, et une reprise les écarte.
• Un seul écran pour les saisir. Celui-ci : vous y obtenez toujours deux lignes de même montant. Les comptes de bénévolat ne sont proposés ni dans la révision, ni dans les écrans d'import, ni dans le paramétrage du connecteur HelloAsso.

  Ils restent en revanche disponibles dans la saisie OD, pour les rares écritures que cet écran-ci ne sait pas produire (une extourne, par exemple). Deux règles y sont appliquées d'office : une pièce ne peut pas mélanger des comptes 86/87 et des comptes ordinaires, et la case « extourne automatique » y est ignorée.

Enregistrer une contribution

1. Menu Comptabilité > Bénévolat.
2. Choisissez le Type de contribution : « Bénévolat (heures) » ou « Mise à disposition de biens (local, matériel) ». Le formulaire s'adapte : heures pour le premier, montant pour le second.
3. Indiquez la Date et l'Activité / intitulé (ex : « accueil au tournoi du 12/06 »).
4. La liste Réf. analytique rattache la contribution à un projet ou à un événement. Elle n'apparaît que si vous avez créé au moins un code analytique.
5. Pour du bénévolat : saisissez le Nombre d'heures et le Taux horaire (€) (le SMIC brut est pré-rempli, ajustez-le si besoin). Le montant se calcule tout seul. Cochez Ajouter les charges patronales pour valoriser au coût employeur : le % du brut proposé est bas, et la note affichée juste en dessous dit quand le monter.
6. Pour un bien prêté : indiquez directement le Montant (€) estimé.
7. Cliquez Enregistrer la contribution. Elle s'ajoute à la liste Contributions en dessous, où sa carte porte un bouton Modifier et un bouton Annuler.

Où retrouver vos contributions

Le montant valorisé apparaît à quatre endroits, toujours à part, jamais mélangé à vos recettes et à vos dépenses.

1. En haut de cet écran, l'encadré Total valorisé donne le cumul de l'exercice affiché.
2. Au bas du compte de résultat (États financiers > Compte de résultat) : un bloc Contributions volontaires en nature en deux colonnes, Emplois (contributions utilisées) et Ressources (contributions reçues), avec leurs deux totaux. Ils sont égaux : c'est le miroir.
3. Au bas de la balance : un second tableau après le TOTAL GÉNÉRAL, avec sa ligne TOTAL CONTRIBUTIONS. Il est repris à l'identique dans l'Export CSV et dans l'Export PDF.
4. Dans la présentation d'AG : la diapositive Le bénévolat, en euros, qui n'apparaît que si l'exercice compte des contributions.

Solder le compte d'attente

À l'import bancaire, une opération que le logiciel ne sait pas classer atterrit en 471000 - Compte d'attente. Ce compte doit être ramené à zéro avant la clôture : il n'a pas sa place dans un bilan présenté en assemblée générale.

1. Menu Contrôle > Révision.
2. Filtrez sur le compte 471000 : vous obtenez la liste de tout ce qui reste à trier.
3. Sur la ligne à classer, cliquez sur Voir : la fenêtre de la pièce s'ouvre. Le tableau ne porte pas de colonne Compte, c'est dans cette fenêtre que le compte se change.
4. Remplacez 471000 par le bon compte (une charge, un produit, un compte de tiers), puis cliquez sur Enregistrer dans la fenêtre. Chaque modification est tracée dans l'historique de l'écriture (ancienne et nouvelle valeur).

Corriger une autre écriture

1. Menu Contrôle > Révision, puis filtrez par compte pour retrouver l'écriture.
2. Dans le tableau, modifiez la Date, le Libellé, l'Analytique, le Débit ou le Crédit. Chaque cellule modifiée passe en orange, et vous pouvez corriger plusieurs lignes à la suite.
3. Cliquez sur Enregistrer (n), au-dessus du tableau : toutes les lignes modifiées partent ensemble. Annuler rend les valeurs d'avant.
4. Pour changer le compte d'une ligne, passez par Voir, puis Enregistrer dans la fenêtre de la pièce.

Savoir d'où vient la ligne avant de la corriger

Une écriture n'est pas toujours née en comptabilité. Une note de frais payée, un encaissement HelloAsso comptabilisé, un paiement de facture, une dotation aux amortissements : ces pièces arrivent d'un autre module, et les corriger ici sans le savoir fait diverger les deux côtés.

La colonne Pièce le dit désormais d'un coup d'œil. Les lignes concernées portent un badge de deux ou trois lettres, à côté du numéro de pièce :

• NDF, note de frais. Corrigez le montant dans le module Notes de frais : le modifier ici ferait dire deux chiffres différents aux deux écrans, et supprimer la pièce ne la ferait pas repasser en comptabilité.
• HA, connecteur HelloAsso. L'encaissement est logé sur un compte de transit que le virement bancaire viendra solder : une correction à la main empêcherait ce soldage.
• FAC, la facture. La facture reste la pièce d'origine, c'est elle qui fait foi.
• BEN, contribution en nature, décrite juste en dessous.
• AMO, dotation venue d'une fiche d'immobilisation. Celle-là reste modifiable ici, c'est voulu, et le cumul d'amortissement du bien est recalculé après enregistrement.

Une écriture que vous avez saisie vous-même n'affiche aucun badge : il n'y a rien à en dire. Survolez ou touchez le badge pour lire la phrase entière. La même phrase se retrouve sous Voir, avec, quand un écran d'arrivée existe, le lien qui vous y emmène.

Les lignes que la révision ne modifie pas

Deux familles d'écritures s'affichent ici mais ne s'éditent pas sur place. Elles restent visibles, consultables avec Voir, et supprimables.

• Les contributions en nature (comptes 86 et 87). La ligne porte un badge Bénévolat, ses champs ne sont pas saisissables, et le bouton crayon vous emmène dans l'écran Bénévolat, seul endroit où la modifier. La raison : une contribution vit en miroir, deux lignes de même montant. En retoucher une seule ici casserait la paire sans que rien ne le signale.
• Toutes les écritures d'un exercice clôturé, pour lesquelles la colonne Actions disparaît entièrement.

Comprendre le lettrage

Sur un compte de tiers (vos adhérents, vos fournisseurs), une même somme apparaît souvent deux fois. Une fois quand elle est attendue (cotisation appelée, facture reçue), une fois quand elle est réglée (paiement encaissé ou versé). Lettrer, c'est relier ces deux lignes pour dire « c'est soldé ».

• Ce que ça montre : les écritures lettrées sont réglées ; celles qui restent non lettrées sont ce qu'on vous doit encore (impayés) ou ce qu'il vous reste à payer.
• Pourquoi c'est utile : vous repérez en un coup d'œil qui n'a pas encore payé, sans éplucher tout le compte.
• Règle simple : on ne lettre que des écritures dont le total se compense (le solde du lettrage doit être nul : autant reçu que dû).

Lettrer deux écritures

1. Allez dans Lettrage.
2. Dans la liste Compte (tiers ou virements internes), choisissez le compte à lettrer (ex. 411 Adhérents, 401 Fournisseurs, 580 Virements internes). Tant que vous n'avez rien choisi, l'écran affiche simplement « Sélectionnez un compte de tiers (classe 4) ou de virements internes (58) pour lettrer ses écritures ».
3. Cochez les écritures qui se compensent (l'appel et son règlement). Quatre cartes, au-dessus du tableau, suivent vos cases en direct : le nombre d'écritures sélectionnées, Débit sélectionné, Crédit sélectionné et Écart. Une écriture déjà lettrée n'a pas de case.
4. Quand l'écart tombe à zéro, le bouton Lettrer la sélection s'active, en haut de l'écran et sous le tableau. Cliquez sur l'un des deux : les écritures reçoivent leur code de lettrage et le message vous dit combien ont été lettrées.

Lire le résultat

Le bandeau du haut résume tout : le nombre de points à examiner, sur combien de contrôles, et leur gravité. S'il n'y a rien à signaler, il le dit aussi. Si un contrôle n'a pas pu être calculé, il annonce Diagnostic incomplet au lieu d'un feu vert.

• Bloque la clôture : à traiter avant toute chose. Deux contrôles portent ce badge, et tous deux regardent un déséquilibre entre débit et crédit. Ce que la clôture refuse vraiment, c'est une balance d'exercice déséquilibrée. Une pièce dont le débit ne tombe pas sur le crédit la déséquilibre, donc elle bloque de la même façon. Aucun autre contrôle n'empêche de clôturer : le diagnostic est une aide à la relecture, pas un portier.
• À corriger : une anomalie réelle, mais qui ne bloque rien. Une note de frais remboursée dont l'écriture manque, par exemple : la dépense a été payée au bénévole mais n'apparaît plus dans vos comptes, le plus souvent après une restauration de sauvegarde.
• À vérifier : un écart qui peut être normal. C'est le cas des comparaisons avec les autres modules.

Sous les anomalies viennent deux blocs repliés : les contrôles conformes, puis ceux qui sont sans objet pour votre structure. Cliquez sur un bloc pour l'ouvrir : si vous n'utilisez pas les notes de frais, le logiciel ne vous en parle pas.

Il arrive enfin qu'un contrôle ne puisse pas être calculé. Il apparaît alors dans un bloc N contrôle(s) non exécuté(s), sous les anomalies, marqué Résultat inconnu et placée bien en vue, jamais dans le bloc replié : son résultat n'est ni conforme, ni sans objet, et le lire comme un feu vert serait la pire des lectures. Relancez le contrôle plus tard ; s'il revient, signalez-le, l'incident est déjà enregistré de notre côté.

Les seize contrôles

Ils sont affichés dans cet ordre : d'abord la concordance avec vos autres modules, ensuite votre comptabilité seule.

Les numéros de compte sont reconnus par leur début : que votre plan comptable soit à 6 ou à 7 chiffres, un compte d'attente 471000 comme 4710000 est bien vu.

Comprendre la clôture

Clôturer, c'est arrêter définitivement les comptes d'une année. C'est ce qui permet de présenter des comptes stables à votre assemblée générale : une fois clôturé, plus rien ne bouge.

• Report à-nouveau : les comptes qui « continuent » d'une année sur l'autre sont recopiés au premier jour de l'exercice suivant, comme son point de départ. Ce sont vos comptes de banque et de caisse, ce que vous possédez et ce que vous devez. Pour un compte de tiers (classe 4), chaque ligne non lettrée est reportée, et un compte soldé à zéro ne l'est que s'il porte un lettrage dans l'exercice. Pensez donc à lettrer avant de clôturer. Les recettes et dépenses, elles, repartent de zéro.
• Extourne automatique : les écritures d'attente que vous aviez marquées « à extourner » (une charge ou un produit à cheval sur deux années) sont inversées toutes seules au premier jour de l'exercice suivant : rien à ressaisir. Voir Saisie manuelle (OD).
• Comptes verrouillés : une fois l'exercice clôturé, ses écritures ne peuvent plus être modifiées. C'est ce qui répond à l'obligation de traçabilité.

Clôturer l'exercice

1. Allez dans Clôture. L'écran présente trois étapes numérotées, à faire dans l'ordre.
2. Étape 1, Vérification avant clôture : cliquez sur Vérifier. Le logiciel affiche les points à regarder : balance déséquilibrée, comptes d'attente non soldés, dotations aux amortissements non passées. Le message des comptes d'attente les nomme un par un avec leur solde restant (« 1 compte d'attente non soldé : 471000 (120,00 €). À affecter avant de clôturer. ») : il regarde tous les comptes qui commencent par 471, et il juge sur le solde, pas sur le nombre d'écritures. Un 471 qui a servi dans l'année mais qui a été vidé depuis ne ressort donc pas. À côté, le bouton Diagnostic complet ouvre les seize contrôles de cohérence, qui vont bien plus loin que ces trois vérifications.
3. Étape 2, Calcul du résultat : cliquez sur Calculer le résultat. Vous voyez le total des produits, celui des charges et le résultat, avant que quoi que ce soit ne soit figé.
4. Téléchargez une sauvegarde avant de clôturer (recommandé).
5. Étape 3, Clôture et ouverture de l’exercice suivant : vérifiez la case Affecter le résultat au (suivie de la date d'ouverture de l'exercice suivant), cochée par défaut, et le Compte de destination proposé juste en dessous (voir ci-dessous). Le bouton Clôturer l'exercice porte l'année concernée. Les écritures deviennent non modifiables, le résultat est enregistré, les à-nouveaux sont générés et les OD marquées sont contrepassées automatiquement au premier jour du nouvel exercice.

Affecter le résultat de l'année

À la clôture, votre excédent (ou votre déficit) est enregistré sur un compte qui s'appelle Résultat de l'exercice : le 120000 si vous êtes en excédent, le 129000 si vous êtes en déficit.

Ce compte porte le résultat d'un seul exercice. Il faut donc le vider avant d'y ranger celui de l'année suivante. Sinon les deux s'additionnent, et dès la deuxième clôture votre bilan affiche un « résultat de l'exercice » qui est en réalité la somme de tous vos résultats depuis le début.

C'est ce que fait l'écriture d'affectation du résultat. Au premier jour de l'exercice suivant, elle sort le résultat de ce compte et le porte en report à nouveau, c'est-à-dire dans les réserves de l'association. Le compte de résultat, 120000 ou 129000 selon le signe, repart à zéro, prêt pour la nouvelle année.

• La case est cochée par défaut, à l'étape 3, juste au-dessus du bouton de clôture. C'est le cas normal.
• Le compte proposé dépend du signe. Un excédent part sur 110000 - Report à nouveau, un déficit sur 119000 - Report à nouveau (solde débiteur). Le second n'est pas livré avec le plan comptable standard : le logiciel le crée quand il en a besoin.
• Vous pouvez choisir un autre compte dans la liste Compte de destination : un fonds associatif, une réserve dédiée. Elle ne propose que des comptes de capitaux, et refuse le 120000 comme le 129000 - on ne peut pas affecter un résultat sur le compte qu'on est justement en train de solder.

Pourquoi c'est important

• Vous vous relayez. Dans une association, le trésorier change, les bénévoles se succèdent. L'historique permet de comprendre une écriture sans avoir à retrouver la personne qui l'a saisie.
• C'est une exigence légale. Une comptabilité doit être traçable : on ne réécrit pas le passé en silence.
• Le RGPD l'impose sur les adhérents. Vous devez pouvoir montrer qui a consulté, modifié ou exporté des données personnelles. C'est exactement ce que fait le journal RGPD.

Les huit journaux

• Historique d'une écriture (Comptabilité) : chaque modification et chaque suppression d'écriture est tracée automatiquement, avec l'ancienne valeur, la nouvelle, l'auteur et la date. C'est la piste d'audit, vous n'avez rien à activer.

  Pour la consulter, allez dans Révision, choisissez le compte, puis cliquez sur la flèche circulaire de la colonne Hist. sur la ligne concernée. Un tiret à la place de la flèche signifie que l'écriture n'a jamais été retouchée. Cette colonne n'apparaît qu'aux personnes qui ont le droit de modifier la comptabilité, un droit que les rôles trésorier et administrateur portent par défaut : un profil en consultation ne la voit pas.

• Journal RGPD (Adhérents > Journal RGPD) : créations, modifications, suppressions, consultations, imports, exports et relances de fiches adhérents. Chaque colonne se filtre depuis son en-tête : Date, Adhérent, Action, Utilisateur et Détail. « Qui a fait ça, et quand » se répond ici. La liste Utilisateur ne propose que les gens qui ont réellement laissé une ligne, y compris ceux dont le compte a été supprimé depuis. Depuis la fiche d'un membre, le bouton Tout l'historique de ce dossier ouvre ce même écran restreint à cette personne ; une pastille nomme alors le dossier, et un lien Voir tout le journal en sort.
• Journal d'audit (Facturation > Journal) : création, modification, suppression, envoi, paiement, conversion d'un devis en facture, import, et export. Un changement des Paramètres ou du logo y laisse aussi sa ligne, sous le type Paramètres, avec les réglages modifiés. L'ajout, la modification et la suppression d'un champ personnalisé y sont notés aussi. Sortir la liste des factures, celle des avoirs ou le fichier des clients laisse une ligne, parce que ces fichiers emportent le nom et les coordonnées de chacun de vos clients. Filtrable et cherchable par référence de document.
• Journal des notes de frais (Notes de frais > Journal) : qui a envoyé une note, qui l'a validée, refusée, renvoyée pour complément, corrigée, remise en brouillon, supprimée ou marquée payée, et pour quel montant. Chaque règlement enregistré, et chaque annulation de règlement, y laisse aussi sa ligne.

  L'action Export CSV y figure aussi : le fichier porte le nom et l'adresse email de chaque bénévole, le journal note donc qui l'a téléchargé et combien de lignes il contenait. C'est le journal du seul module qui décide de sorties d'argent : il est détaillé dans le module Notes de frais.

• Journal d'activité (Espace documents > Journal d'activité) : qui a déposé, supprimé, renommé un fichier ou changé des droits. Chacun n'y voit que les dossiers auxquels il a accès (voir le journal de l'espace documents).
• Journal des rendez-vous (Rendez-vous > Journal) : qui a invité une personne, qui lui a ouvert l'accès, qui a annulé ou rouvert un créneau, qui a supprimé une activité. Il est détaillé dans le module Rendez-vous.
• Journal du connecteur HelloAsso (onglet Journal du connecteur HelloAsso) : qui a relié le compte HelloAsso, qui l'a suspendu, réactivé ou déconnecté. Il note aussi qui a modifié les correspondances et qui a lancé une comptabilisation, avec le montant généré. Le connecteur écrit dans vos comptes : ce journal dit sur l'ordre de qui.
• Journal des accès (Administration > Journal des accès) : qui a invité, qui est effectivement entré et avec quels accès, qui a changé les droits de qui, qui a supprimé un compte, qui a envoyé ou annulé une invitation de parrainage, et qui a demandé ou téléchargé une archive de l'Export global. C'est le journal qui répond à « qui a donné le rôle administrateur à cette personne, et quand ? ». Il est détaillé juste en dessous.

Les sept écrans de journal montrent une ligne par geste. Quatre se filtrent par un champ de recherche, une liste Toutes actions et un bouton Filtrer. Les journaux des adhérents, de la facturation et des accès se filtrent colonne par colonne, depuis l'en-tête du tableau. Seul l'historique des écritures fait exception : il ne s'ouvre pas en liste, mais écriture par écriture depuis la révision. Aucun des huit ne porte de bouton pour effacer quoi que ce soit.

Le journal des accès : qui a donné quel droit

Une association se renouvelle, et la question finit toujours par se poser : pourquoi cette personne a-t-elle accès aux adhérents, et qui le lui a ouvert ? Le journal des accès garde la réponse, même longtemps après le départ des personnes concernées.

1. Ouvrez Administration depuis le portail, puis l'onglet Journal des accès.
2. La liste part du geste le plus récent. La carte Historique des actions compte les mouvements enregistrés.
3. Chaque en-tête de colonne porte un entonnoir. Cliquez sur l'en-tête pour ouvrir son filtre. Action, Effectué par et Rôle proposent des cases à cocher. Membre concerné et Détail proposent un champ Contient. Date propose deux bornes, Du et Au. Cliquez ensuite sur Appliquer.
4. Les filtres de plusieurs colonnes s'additionnent. Le bouton Effacer d'un filtre vide sa seule colonne. Pour revenir à la liste complète, cliquez sur Effacer les filtres, en haut de la carte.

Chaque ligne se lit de gauche à droite :

• La date et l'action.
• L'auteur du geste, colonne Effectué par.
• La personne concernée, colonne Membre concerné.
• L'évolution du rôle, quand il a changé.
• Le détail, qui résume le geste. Cliquez sur Voir le détail pour afficher les autorisations avant et après.

• Le nom de l'auteur reste lisible même si son compte est supprimé. Il est recopié au moment du geste, il ne s'efface donc pas avec la personne qui l'a posé. C'est précisément ce qu'on attend d'un registre destiné à servir de preuve.
• Un geste posé par notre assistance porte la mention « via le support » et un badge Support. Vous voyez donc immédiatement ce qui vient de votre bureau et ce qui vient de nous.

  Le nom de notre collaborateur n'y figure pas : l'identité précise reste dans nos propres registres. Et ces interventions ne sont plus possibles aujourd'hui, notre support ne peut plus rien modifier dans ce panneau : le badge ne concerne que l'historique.

• Le journal reste ouvert même si votre abonnement a expiré, parce que c'est de la consultation. Vous pouvez toujours vérifier qui détenait quels droits avant de renouveler.

Une sauvegarde par module

Il n'y a pas un bouton unique, mais trois sauvegardes distinctes, une par module, plus un export pour les notes de frais. Chacune est indépendante : un fichier de facturation ne peut pas être rechargé dans la comptabilité, le logiciel le refuse.

• Comptabilité (menu Sauvegarde) : exercices, plan comptable, écritures, codes analytiques, immobilisations, règles d'imputation, mémoire de l'import bancaire, masques de saisie, corps du rapport du CA, et les reçus fiscaux CERFA déjà émis.
• Adhérents (menu Sauvegarde) : fiches avec leurs cotisations, leur échéancier pointé et leurs dons, catégories et tarifs, champs personnalisés, colonnes de la liste, et vos réglages. Le montant de cotisation de chaque année et l'affichage de la colonne des dons en font partie.
• Facturation (menu Sauvegarde) : clients, devis, factures, avoirs, paiements et paramètres, sans le fichier du logo. Voir Sauvegarde du module facturation.
• Notes de frais (bouton Exporter en CSV, sur « Mes notes de frais » et sur « NDF à traiter ») : le détail ligne par ligne - date, catégorie, motif, kilométrage, montant, abandon de frais, statut. C'est un export, pas une sauvegarde : il s'ouvre dans un tableur et ne se recharge pas dans le logiciel.

Télécharger et restaurer

1. Dans le module concerné, ouvrez Sauvegarde.
2. Cliquez sur Télécharger la sauvegarde. Le bouton porte ce nom dans les trois modules. Rangez le fichier en lieu sûr (un disque externe, un espace de stockage du bureau).
3. Pour restaurer : sous Restaurer des données, déposez votre fichier dans le cadre ou cliquez sur choisir un fichier. Choisissez ensuite le Mode. Fusionner (ajouter sans supprimer) ajoute les données sans rien retirer. Le mode Écraser, dont le libellé complet change d'un module à l'autre, remet le module dans l'état du fichier, en épargnant ce qui est intangible (voir ci-dessous). Terminez par Importer.
4. En comptabilité et en facturation, En savoir plus, sous le formulaire, déplie ce que le fichier contient et ce que le mode Écraser emporte. Rien n'y est caché, l'écran est simplement plus court tant que vous ne l'ouvrez pas. Dans le module Adhérents, dépliez Données incluses, en haut de l'écran, et l'encadré Mode Écraser :, sous le formulaire.

Restaurer la sauvegarde Comptabilité ou Adhérents coupe la connexion HelloAsso, à reconnecter ensuite (voir Une sauvegarde restaurée).

Activer la reprise

1. Ouvrez HelloAsso dans le menu de gauche de la comptabilité. Le bandeau du haut porte la mention Envoyer aux Adhérents et trois interrupteurs.
2. Activez l'interrupteur Adhérents. Une confirmation s'affiche, car les adhésions déjà importées sont traitées tout de suite. Sans cet interrupteur, rien n'est repris.
3. Si vous les voulez, activez ensuite Cotisations et Dons. Ces deux interrupteurs ne s'activent qu'avec le premier, et se coupent avec lui.
4. Chaque choix est enregistré dès que vous basculez l'interrupteur. Il n'y a pas de bouton à cliquer.
5. L'icône du module Adhérents apparaît à droite des interrupteurs. Une pastille compte ce qui attend votre geste : les nouveaux adhérents à valider et les opérations à vérifier. Un clic ouvre l'écran Adhésions HelloAsso.

Les interrupteurs n'apparaissent que si votre association dispose du module Adhérents.

Où se trouve l'écran

Il n'y a pas d'entrée dans le menu du module. Ouvrez le Tableau de bord des adhérents : la carte HelloAsso s'affiche sous les indicateurs, si l'interrupteur Adhérents du connecteur est activé. Elle annonce le nombre de nouveaux adhérents à valider, de paiements à vérifier et d'opérations au journal. La pastille à côté du titre additionne les nouveaux à valider et les paiements à vérifier. Le bouton Vérifier les imports ouvre l'écran. Depuis le connecteur, l'icône du module Adhérents, dans le bandeau, y mène aussi.

L'écran s'appelle Adhésions HelloAsso et tient en trois onglets : Nouveaux, Journal et Correspondances. Une pastille à côté de Nouveaux donne le nombre d'inscrits à rapprocher. Celle du Journal compte les lignes « à vérifier ».

Sur Nouveaux et Journal, un panneau à droite détaille la ligne choisie. Cliquez sur une ligne pour l'y ouvrir. Sur un petit écran, le panneau passe sous le tableau.

En haut à droite, l'icône verte du module comptable ramène au connecteur. Elle n'apparaît que si vous avez accès à la comptabilité.

La consultation demande un accès en lecture sur les adhérents. Les boutons n'apparaissent qu'avec le droit de modification.

Onglet Nouveaux : créer ou rattacher une fiche

Une adhésion dont le nom, le prénom et l'email correspondent exactement à une seule de vos fiches est rattachée sans vous déranger. Les autres arrivent ici.

1. Lisez la colonne Inscrit. Quand quelqu'un d'autre a payé, la mention Payé par et son nom sont écrits dessous.
2. Dépliez Informations reçues pour voir, question par question, ce que HelloAsso a transmis et ce qui n'ira pas dans la fiche.
3. Cliquez sur la ligne. Le panneau Vérifier l'identité s'ouvre à droite, avec le payeur, la date d'inscription et le numéro de commande HelloAsso.
4. Quand une fiche ressemble à l'inscrit, la colonne Fiche existante la nomme avec la pastille À confirmer. Le panneau la montre sous Fiche proposée. Si c'est la bonne personne, cliquez sur Confirmer le rattachement.
5. Si la personne a une fiche sous un autre nom, cliquez sur Choisir une autre fiche. Tapez un nom, un prénom ou un email pour filtrer la liste, choisissez la fiche, puis cliquez sur Rattacher à cette fiche.
6. Sans fiche proche, le panneau propose Créer la fiche. Le bouton crée la fiche de cette seule personne.
7. Pour traiter plusieurs nouveaux d'un coup, cochez leurs lignes et cliquez sur Créer les fiches cochées, sous le tableau. La date d'adhésion est celle de la commande.
8. Ne pas reprendre écarte les lignes cochées : elles ne reviendront plus.

Sous le tableau, une phrase compte les adhésions en attente d'un paiement accepté ou remboursées : celles-là ne sont pas proposées.

Onglet Journal : ce qui a été fait, et ce qui vous attend

Une ligne par opération, avec sa date, l'adhérent, l'opération et son montant : Fiche mise à jour, Fiche créée, Correspondance validée, Cotisation réglée, Don ajouté. La liste est paginée par 50.

La colonne État porte une pastille : Enregistré pour une cotisation réglée ou un don ajouté, Effectué pour les autres opérations, puis À vérifier, Validée ou Refusée. Cliquez sur une ligne pour lire son détail dans le panneau de droite : numéro de commande HelloAsso, constat, et qui a décidé.

Deux opérations portent un liseré ambre et la pastille À vérifier, parce qu'elles attendent une décision de votre part :

• Cotisation à vérifier : le paiement est arrivé, mais la cotisation ne se solde pas toute seule. C'est le cas quand l'adhérent suit un échéancier mensuel, trimestriel ou personnalisé, ou quand sa cotisation était déjà réglée.
• Remboursé : à corriger : un paiement déjà repris a été remboursé ou contesté depuis. Rien n'est défait tant que vous n'avez pas tranché.

Le panneau s'ouvre d'office sur la première de ces lignes. Il s'intitule Vérifier la cotisation ou Vérifier le remboursement. Deux cartes y servent de boutons : Valider enregistre le paiement sur la cotisation, ou le retire après un remboursement. Refuser ignore l'opération sans rien modifier.

• Sur une Cotisation à vérifier, Valider pointe les échéances non réglées dans l'ordre, tant que le paiement les couvre entièrement. Ce qui reste s'affiche à côté du montant sous la forme « +2,00 € », sur la fiche comme dans le suivi des cotisations. Si la cotisation était déjà soldée, tout le paiement va là.
• Sur un Remboursé : à corriger d'adhésion, Valider retire exactement ce que la reprise avait enregistré. Une échéance que vous aviez pointée à la main reste pointée.
• Sur un Remboursé : à corriger de don, Valider supprime le don de la fiche.

Une ligne ne se tranche qu'une fois. Elle sort alors du compteur « à vérifier » et sa pastille passe à Validée ou Refusée. Le panneau garde le nom de qui a décidé et la date.

Onglet Correspondances : où va chaque réponse du formulaire

1. Le tableau porte une ligne par question de votre formulaire HelloAsso. Une icône rappelle le type de la question, et des exemples de réponses reçues sont écrits sous l'intitulé.
2. En face, choisissez le Champ de la fiche qui reçoit la réponse : un champ standard, un de vos champs personnalisés de type compatible, ou Ne pas reprendre. La pastille État suit votre choix : À choisir, Associé ou Ignoré.
3. Cliquez sur Enregistrer les correspondances. Le nombre de choix proposés d'office est rappelé à côté du bouton : ils ne s'appliquent qu'après ce clic.

Le nom, le prénom et l'email sont repris automatiquement, ils n'ont pas de ligne. S'il manque un champ, le bouton Créer un champ, en haut à droite, mène à l'écran des champs personnalisés. Le nouveau champ apparaîtra ensuite dans la liste.

Enregistrer complète aussi les fiches déjà rattachées, et seulement leurs cases vides.

Les trois documents, et l'ordre dans lequel ils viennent

• Le devis annonce un prix avant la prestation. Il n'engage rien en comptabilité : c'est une proposition. Quand le client l'accepte, un clic le transforme en facture.
• La facture réclame le paiement après (ou pendant) la prestation. C'est le document qui compte : une fois envoyée, elle ne se modifie plus.
• L'avoir corrige une facture déjà envoyée : erreur de montant, geste commercial, prestation écourtée. On ne rature pas une facture, on émet un avoir.

Chaque document porte un statut qui vous dit où il en est : un devis est brouillon (modifiable), envoyé, accepté, refusé ou facturé une fois converti ; une facture est brouillon, envoyée, partiellement payée, payée ou annulée ; un avoir est brouillon, émis, puis déduit ou remboursé une fois appliqué selon son mode. La liste affiche ces statuts en couleur, ainsi que le reste dû : vous voyez d'un coup d'œil qui n'a pas encore réglé.

Le tableau de bord

C'est l'écran qui s'ouvre avec la tuile Facturation. Il résume où vous en êtes, en trois cartes.

• Chiffre d'affaires de l'année : les règlements reçus, avoirs déduits. Le mois et le trimestre en cours sont affichés à droite de la carte.
• Reste à encaisser : ce que vos clients vous doivent sur les factures émises, échues ou non.
• Devis en cours : vos devis en brouillon et vos devis envoyés, qui attendent une réponse.

Le petit i à côté de chaque titre rappelle ce que la carte compte. En dessous, Dernières factures et Derniers devis listent vos documents récents avec leur statut. Voir tout ouvre la liste complète. Les boutons Nouvelle facture et Nouveau devis, en haut à droite, créent un document sans passer par les listes.

Créer une fiche client

1. Ouvrez la tuile Facturation, onglet Clients.
2. Cliquez sur Nouveau client.
3. Renseignez le Nom, le Type de client (particulier ou professionnel), l'Email et l'Adresse. Prénom, Téléphone et Notes sont facultatifs. Le menu Pays propose France par défaut : pour un client à l'étranger, choisissez son pays, qui s'imprime alors sur la facture.
4. Pour un professionnel, ajoutez son numéro dans SIREN ou SIRET (pro) si vous le connaissez. Il n'est pas exigé pour émettre, et le logiciel vous le rappelle à l'émission. Il vous prévient de la même façon si l'adresse, le code postal ou la ville d'un professionnel manquent. Dans ces deux cas, le PDF ne porte pas la mention « conforme » de la facture électronique.
5. Cliquez sur Enregistrer. Le client est aussitôt proposé dans vos devis et vos factures.

Retrouver, désactiver ou supprimer une fiche

1. La liste affiche 50 clients par page : au-delà, les boutons Précédent et Suivant apparaissent sous le tableau. La recherche porte sur le nom, le prénom et l'email, et le filtre Tous les types sépare particuliers et professionnels.
2. Ouvrez une fiche avec Modifier (Consulter pour un profil en lecture seule, qui ne voit ni champs modifiables ni bouton Supprimer). En bas de la fiche, deux tableaux listent les derniers Devis et les dernières Factures de ce client.
3. Un client qui ne reviendra plus ? Sur sa fiche, passez la bascule à côté de son nom sur Désactivé. Le changement est enregistré aussitôt. La fiche quitte la liste, les exports et les sélecteurs de devis et de factures, sans rien effacer. La liste vous dit combien de clients sont ainsi masqués, avec un lien pour les afficher. Remettez la bascule sur Actif pour reprendre le client.
4. Supprimer, le bouton rouge en bas de la fiche, l'efface pour de bon, mais seulement si aucun devis ni aucune facture ne la cite : sinon l'écran reste sur la fiche et affiche « Impossible de supprimer ce client : des devis ou des factures lui sont liés. Pour le retirer des listes, décochez la case Client actif, puis enregistrez. »

Importer une liste existante

Vous avez déjà vos contacts dans un tableur ? Inutile de les retaper.

1. Onglet Clients, bouton Import / Export.
2. Téléchargez le modèle Excel et recopiez-y vos contacts.
3. Rechargez le fichier (.xlsx) : les colonnes sont reconnues automatiquement. Seul le nom est obligatoire. Un client déjà enregistré sous le même nom et le même prénom est mis à jour, sans doublon.
4. Lisez les avertissements, numérotés par ligne du fichier : ligne sans nom ignorée, SIRET non enregistré, adresse email mal formée (le client est enregistré sans elle), type inconnu (le client est enregistré comme particulier).
5. Le même écran permet d'exporter votre liste de clients en Excel à tout moment.

Enregistrer une référence

1. Onglet Produits / prestations du module Facturation, bouton + Nouveau produit / prestation.
2. Remplissez l'Intitulé (c'est le texte qui s'écrira sur le document), le Prix unitaire (€) et la Nature. Le Détail, facultatif, porte un texte sur plusieurs lignes que la ligne du document reprendra. Pour la nature : Prestation pour du temps passé, Produit pour un objet vendu. Le Compte de produit est le compte de classe 7 sur lequel partira la recette quand un paiement de la facture est enregistré : laissez « Par défaut selon la nature » si vous n'en avez qu'un.
3. Enregistrer. La référence apparaît dans la liste et devient disponible dans vos documents.
4. Pour retrouver une référence plus tard : tapez un mot de son intitulé dans Rechercher un intitulé…. La liste se met à jour pendant que vous tapez. La liste déroulante à côté choisit ce qu'on affiche : Actifs, Archivés ou Tous. Elle s'applique dès que vous la changez, et la croix Effacer les filtres revient à la liste de départ. Elle est sur Actifs en arrivant : une référence archivée n'est donc pas dans la liste que vous avez sous les yeux, elle n'a pas disparu. Le catalogue affiche 50 références par page, avec Précédent et Suivant sous le tableau au-delà.

S'en servir dans un devis ou une facture

1. Sur un devis ou une facture encore modifiable, la colonne de description porte une petite flèche à droite du champ.
2. Cliquez dessus pour dérouler tout le catalogue, ou commencez à taper : la liste se réduit aux intitulés qui correspondent. Chaque proposition affiche son prix, ce qui permet de distinguer deux références qui portent le même nom.
3. Choisissez-en une : l'intitulé, le prix et la nature sont recopiés dans la ligne, le détail aussi s'il est vide ou n'a pas été retouché, la quantité que vous aviez déjà saisie est conservée, et le total se recalcule aussitôt.
4. Au clavier : les flèches haut et bas parcourent les propositions, Entrée valide celle qui est surlignée, Échap ferme la liste sans rien appliquer.

Archiver ou supprimer une référence

1. Ouvrez la référence depuis la liste. La bascule à côté de son intitulé passe de Actif à Archivé, et le changement est enregistré aussitôt. Une référence archivée sort des propositions des nouveaux documents sans disparaître : vous la retrouvez avec le filtre Archivés. Remettez la bascule sur Actif pour la reprendre.
2. Supprimer définitivement, le bouton rouge en bas de la fiche, l'efface pour de bon. Le logiciel demande confirmation et vous rappelle que l'opération est irréversible.

Créer et envoyer un devis

1. Onglet Devis, bouton Nouveau devis.
2. Sélectionnez le client et donnez un objet clair (« Animations arbre de Noël », « Interventions en classe »). Le client n'existe pas encore ? + Nouveau client, juste sous le menu, le crée sans quitter le devis (voir Clients).
3. Ajoutez vos lignes avec le bouton Ajouter une ligne, sous le tableau : désignation, quantité, prix unitaire. Les totaux se calculent tout seuls. La corbeille rouge au bout d'une ligne la retire. La zone Détail (facultatif), sous la désignation, précise la prestation sur plusieurs lignes. Elle suit la ligne quand le devis devient une facture. La petite flèche au bout du champ de description ouvre vos produits et prestations enregistrés, si vous en avez.
4. Enregistrez, puis Envoyer : une fenêtre s'ouvre. Ouvrir ma messagerie + PDF ouvre votre messagerie et télécharge le PDF à joindre.
5. Une fois le message parti, cliquez sur Marquer comme envoyé : le devis passe en « envoyé » à ce moment-là, pas avant.
6. Tant que le devis est un brouillon, Supprimer, dans le menu … en haut à droite, l'efface. Un devis envoyé, accepté ou refusé ne se supprime plus.

Le client accepte : convertir en facture

1. Ouvrez le devis. Dans le champ Statut, choisissez Accepté, puis Enregistrer : le statut se change par cette liste déroulante, il n'y a pas de bouton « accepter ».
2. Cliquez sur Convertir en facture, en haut de la fiche, ou sur Facture dans la liste des devis : une facture est créée avec les mêmes lignes, et le devis passe en « facturé ».
3. Le client refuse ? Même liste Statut, valeur Refusé, puis Enregistrer : le devis reste dans l'historique, sans rien produire.

Créer une facture

1. Onglet Factures, bouton Nouvelle facture.
2. Sélectionnez le client, saisissez l'objet et la date d'échéance (la date à laquelle vous attendez le paiement, elle est obligatoire). Comme sur un devis, + Nouveau client sous le menu crée la fiche sans quitter la facture.

   Deux champs facultatifs suivent. Date de livraison ou de prestation se remplit si elle diffère de la date de la facture. Bon de commande du client reçoit le numéro du bon que le client vous a remis. Les deux s'impriment sur la facture.

3. Ajoutez vos lignes : Description, Quantité, Prix unitaire, et le Total se calcule tout seul. Sous la description, la zone Détail (facultatif) reçoit un texte sur plusieurs lignes, jusqu'à 2 000 caractères. Il s'imprime sous le libellé dans le PDF. Il n'y a pas de colonne de TVA à remplir : le taux est à zéro sur toutes les lignes, et c'est la mention légale des paramètres qui l'explique sur le document. Si vous avez coché Passer l'écriture comptable quand j'enregistre un paiement dans ces mêmes paramètres, une colonne Compte s'ajoute avant la quantité : elle dit sur quel compte de produit partira cette ligne. Laissée sur Par défaut, elle suit le compte du catalogue ou celui de la nature. Comme sur un devis, la flèche au bout du champ de description ouvre vos produits et prestations : elle n'est là que tant que la facture est un Brouillon, puisqu'une facture émise ne se modifie plus.
4. Enregistrez. Tant que la facture est un Brouillon, elle porte un numéro provisoire, du type BROUILLON2607-0001 : il vous sert à la retrouver, il n'entre pas dans votre numérotation légale.
5. Émettre la facture : relisez le brouillon avec le bouton PDF, puis confirmez. La facture reçoit son numéro définitif (du type F2607-0001 : préfixe, année, mois, rang dans le mois) et n'est plus modifiable ; pour la corriger ensuite, il faudra émettre un avoir.
6. Transmettre : dans la fenêtre suivante, Ouvrir ma messagerie + PDF ouvre votre messagerie et télécharge le PDF définitif, à joindre au message. Si le client n'a pas d'adresse email, le bouton devient Télécharger le PDF : remettez-le vous-même.
7. Une fois la facture partie, cliquez sur Je l'ai transmise moi-même : la transmission n'est enregistrée qu'à ce moment, et elle est notée dans le journal. La facture reste émise.

Une erreur après l'envoi ?

Une facture envoyée ne se modifie plus. Deux issues, toutes deux dans le menu … en haut à droite de sa fiche : Annuler si elle n'aurait jamais dû partir, ou Avoir pour corriger le montant (voir Avoirs). Dans les deux cas, la trace reste : c'est ce que le contrôleur, ou votre successeur, attend de voir.

Enregistrer le règlement

1. Dans la liste des factures, cliquez sur Paiement en face de la facture concernée, ou sur Paiement en haut de sa fiche. Le bouton n'apparaît que sur une facture émise qui n'est pas soldée.
2. Indiquez le montant, la date et le mode (virement, chèque, espèces, carte).
3. Ajoutez une référence si vous en avez une (numéro de chèque, libellé du virement) : elle vous fera gagner du temps au moment du rapprochement bancaire.
4. Cliquez sur Enregistrer le paiement. La facture passe en Payée, ou en Partiellement payée si le règlement ne couvre pas tout.

Ce qui se passe en comptabilité

Tout dépend de la case Passer l'écriture comptable quand j'enregistre un paiement, dans Paramètres, et de la méthode comptable de votre association. Cochée, c'est l'enregistrement du paiement qui écrit, comme une note de frais : le compte clients (411) au débit du montant encaissé, le compte de produit de chaque ligne au crédit. Une facture émise et non payée n'entre pas dans vos comptes, et un règlement partiel n'écrit que sa part. Quand le virement arrive sur le relevé, vous l'imputez au compte clients par l'import bancaire ou une saisie OD, et la créance se solde. C'est ce que dit le message affiché après l'enregistrement du paiement, qui nomme au passage le numéro de votre compte clients. Décochée, le module tient seulement le suivi commercial (qui a payé, ce qui reste dû) et la recette entre dans vos comptes par le relevé ou une OD. Un message vous le rappelle à l'enregistrement.

Créer un avoir

1. Ouvrez la facture à corriger, puis le menu … en haut à droite de sa fiche, et choisissez Avoir. Il n'apparaît que sur une facture déjà émise : un brouillon se modifie ou se supprime directement.
2. Choisissez le Mode : Remboursement (banque) si vous rendez l'argent, Avoir à déduire (client) s'il s'imputera sur une prochaine facture. Faites-le maintenant : le menu disparaît dès que l'avoir est émis, remplacé par le mode retenu.
3. Complétez le Motif : il figurera sur le document. Plus bas, les Lignes de la facture sont recopiées : ajustez-les si vous ne remboursez qu'une partie (avoir partiel).
4. Enregistrez, puis Émettre l'avoir : relisez le brouillon avec le bouton PDF, puis confirmez. L'avoir reçoit son numéro définitif et n'est plus modifiable.
5. Transmettre : la fenêtre suivante ouvre votre messagerie et le PDF, à joindre au message. Si le client n'a pas d'adresse email, téléchargez le PDF et remettez-le vous-même.
6. Une fois l'avoir parti, cliquez sur Je l'ai transmis moi-même : la transmission n'est enregistrée qu'à ce moment, et elle est notée dans le journal. L'avoir reste émis.
7. Cliquez enfin sur le bouton de fin de parcours, dont le nom suit le Mode choisi : Enregistrer le remboursement si vous rendez l'argent, Appliquer l'avoir si le client le déduira d'une prochaine facture. Un avoir à déduire vient en déduction de ce que le client vous doit. Le reste dû de la facture baisse d'autant, et une facture entièrement créditée passe en Payée : elle sort donc de votre liste de relances. Sans aucun paiement, une facture seulement en partie créditée garde son statut. Un remboursement rend de l'argent déjà encaissé : il ne change ni le reste dû ni le statut de la facture.

   Ce qui se passe en comptabilité dépend de la case Passer l'écriture comptable quand j'enregistre un paiement, dans Paramètres. Décochée, aucune écriture n'est créée : le remboursement se comptabilise quand il sort de votre banque. Cochée, l'écriture inverse n'est passée que si la facture d'origine était déjà entrée dans vos comptes, c'est-à-dire si elle avait été payée : elle annule alors celle de la facture, la contrepartie restant le compte clients, et le remboursement, s'il a lieu, arrivera par votre relevé. Un avoir sur une facture jamais payée ne touche donc à rien : il n'y avait rien à défaire.

Ce que vous paramétrez

• Préfixes de numérotation : la lettre en tête de vos numéros (F pour les factures, D pour les devis, AV pour les avoirs). Le numéro complet ajoute l'année, le mois et un rang : F2607-0001 est la première facture de juillet 2026. Vous n'avez rien à tenir à jour.
• Mentions légales : conditions de paiement, régime de TVA, pénalités de retard, escompte, et la mention de TVA (« Association non assujettie à la TVA. » dans le cas le plus courant, « TVA non applicable, article 293B du CGI » en franchise en base).
• Commentaire en bas de page : le mot que vous voulez voir imprimé tout en bas de vos devis et de vos factures (« Merci pour votre confiance », un rappel d'échéance, une référence de convention). Laissé vide, rien ne s'affiche.
• Coordonnées bancaires : le nom de la banque, l'IBAN et le BIC, imprimés sur vos devis, factures et avoirs pour que le client puisse virer. Sans IBAN, rien ne s'imprime.
• Emails : l'objet et le texte qui pré-remplissent votre messagerie à l'envoi d'un devis ou d'une facture, avec des variables comme le numéro du document ou le nom du client. Le message d'un avoir est fixe.
• Informations légales : le N° SIRET de votre structure et sa Forme juridique (« Association loi 1901 »), imprimés sur les devis et les factures.
• Logo : l'image imprimée en en-tête de vos devis, factures et avoirs. Carré ou bandeau, la mise en page s'adapte (voir ci-dessous).
• Écriture comptable des factures : la case qui passe l'écriture à l'enregistrement de chaque paiement, et les comptes qu'elle emploie, choisis dans votre plan comptable : clients (411), services et ventes pour les lignes sans compte propre.
• Champs personnalisés : les informations propres à votre activité à faire figurer sur la fiche client (numéro de marché, référence du financeur).

Le premier passage, dans l'ordre

1. Ouvrez Facturation › Paramètres. L'écran est une suite de sections. La barre de gauche mène directement à chacune, et le bouton Enregistrer les paramètres reste en haut de l'écran pendant que vous descendez.
2. Numérotation : vérifiez les trois préfixes (Préfixe devis, Préfixe facture, Préfixe avoir). C'est le seul réglage qu'il vaut mieux ne plus toucher ensuite.

   Un préfixe s'écrit en lettres et chiffres, 10 caractères au maximum, et il est enregistré en majuscules. Tout le reste est refusé avec un message, et jamais raccourci en silence : ce préfixe entre dans le numéro légal de vos documents. Attention aussi aux jetons du type [nom_client] : ils fonctionnent dans les objets d'email, plus bas sur le même écran, pas dans un préfixe. Le Préfixe avoir doit enfin être différent du Préfixe facture, sinon une facture et un avoir pourraient porter le même numéro. Dans ce cas, rien n'est enregistré.

3. Mentions légales et conditions : la section enchaîne les Conditions de paiement, le Délai de paiement (jours) qui pré-remplira l'échéance de vos factures, le Régime de TVA, les Mentions légales, la Mention pénalités de retard, la Mention d'escompte et le Commentaire en bas de page. Les pénalités et l'escompte s'impriment sur les factures et les avoirs. Les conditions de paiement et le commentaire s'impriment sur les devis et les factures. Laisser une zone vide la masque. Si votre mention de pénalités ne cite pas l'indemnité forfaitaire de 40 €, le logiciel l'ajoute sur la facture. Le petit i à côté de certains champs explique à quoi ils servent.

   Le Régime de TVA et la mention de TVA doivent dire la même chose. S'ils se contredisent, l'écran vous avertit et vos factures perdent leur mention de conformité.

4. Informations légales : saisissez le N° SIRET (14 chiffres) et la Forme juridique.
5. Logo : Choisir un fichier, puis votre image. La carte affiche l'aperçu et vous dit où elle se placera. Détail et exemples ci-dessous.
6. Coordonnées bancaires : Nom de la banque, IBAN, BIC, pour que le client puisse virer.
7. Écriture comptable des factures : la section suivante porte la case Passer l'écriture comptable quand j'enregistre un paiement (quand j'émets une facture en comptabilité d'engagement) et les comptes sur lesquels partiront vos encaissements et vos ventes. Les valeurs par défaut conviennent à la plupart des associations, passez votre chemin si vous n'avez pas de raison d'en changer.
8. Modèles d'email : l'Objet email devis, l'Objet email facture et le Corps de l'email. Ils pré-remplissent votre messagerie quand vous envoyez un devis ou une facture. Vous y joignez le PDF vous-même.
9. Cliquez sur Enregistrer les paramètres, en haut de l'écran : le même bouton enregistre toutes les sections d'un coup.
10. Les champs personnalisés se règlent à part, sur leur propre écran : la dernière section, Champs personnalisés, porte le bouton Gérer les champs. Voir ci-dessous.

Mettre votre logo sur les documents

Un seul fichier suffit. Le logiciel mesure ses proportions au dépôt et choisit tout seul la mise en page de l'en-tête : rien à régler, pas de format à respecter.

1. Dans la section Logo des Paramètres, cliquez sur Choisir un fichier et prenez votre image : PNG, JPEG ou WebP, jusqu'à 5 Mo. Un PNG à fond transparent donne le résultat le plus propre sur le papier.
2. Cliquez sur Enregistrer les paramètres. La section affiche l'aperçu, et une phrase sous l'image vous dit ce que le logiciel a compris : « Logo carré : il sera placé à gauche de vos coordonnées », « Logo rectangulaire : il sera placé au-dessus de vos coordonnées » ou « Logo bandeau : il sera placé au-dessus de vos coordonnées, sur toute la largeur ».
3. Ouvrez le PDF d'un devis ou d'un brouillon de facture pour voir le résultat. Pour changer d'image, Remplacer le logo ; pour revenir à un en-tête en texte seul, cochez Retirer le logo des prochains documents puis enregistrez.

Deux exemples avec la même facture, pour voir ce que change la forme de l'image.

Entre les deux, une image rectangulaire (plus large que haute, sans être un bandeau) se place aussi au-dessus des coordonnées, dans une boîte de 45 mm sur 20. Dans les trois cas l'image garde ses proportions : jamais étirée, jamais recadrée. Elle remplit sa boîte, donc une petite image est agrandie et peut sortir floue. La colonne Client, à droite, ne bouge pas.

Inscrire une mairie, une fédération ou une entreprise

Un adhérent n'est pas toujours quelqu'un : une commune, une fédération, une entreprise partenaire ou une autre association peuvent adhérer chez vous. Basculez le Type de membre sur Organisme et le formulaire s'adapte :

• Nom devient Raison sociale, et c'est le seul champ obligatoire.
• Prénom devient Contact / représentant et n'est plus obligatoire. Vous pouvez y mettre la personne qui suit le dossier, ou le laisser vide.
• La Date de naissance n'est plus proposée. Si vous aviez déjà saisi une date avant de basculer, elle est seulement masquée : revenez sur Personne et vous la retrouvez telle quelle.
• Trois champs apparaissent : SIREN, Forme juridique et la case Entreprise imposée à l'IR ou à l'IS. Ils servent au reçu fiscal des entreprises, voir Reçus fiscaux CERFA. Comme la date de naissance, ils sont masqués en repassant sur Personne, sans être effacés.
• Le SIREN compte 9 chiffres. Espaces et points sont retirés à l'enregistrement. Un SIRET de 14 chiffres est accepté et ramené à ses 9 premiers chiffres. Tout autre numéro est refusé avec le message « Le SIREN compte 9 chiffres (ou 14 pour un SIRET). ».
• La case Entreprise imposée à l'IR ou à l'IS est décochée par défaut. Cochée, elle active le reçu fiscal (Cerfa 16216, mécénat d'entreprise) pour les dons de cet organisme. Laissez-la décochée pour une association, une fédération ou une collectivité : leurs dons n'ouvrent pas droit à la réduction d'impôt des entreprises.

Tout le reste fonctionne à l'identique : catégorie, tarif, échéancier, cotisations et dons se gèrent de la même façon que pour une personne.

Que doit un adhérent arrivé en septembre ?

Les deux réponses se défendent, et le choix vous appartient, tarif par tarif : une même association peut réclamer l'année entière sur sa cotisation annuelle et proratiser son tarif mensuel. La colonne Prorata de la grille porte ce réglage.

• Interrupteur désactivé, le réglage d'origine : l'année entière est due, quel que soit le mois d'arrivée. C'est l'usage le plus répandu, la cotisation ouvrant des droits sur l'exercice entier.
• Interrupteur activé : l'adhérent paie à partir de la période de son adhésion, celle-ci comprise, et seulement l'année de son entrée. Les années suivantes sont pleines.

Concrètement, pour une adhésion au mois de septembre :

• Tarif mensuel : 4 échéances au lieu de 12 (septembre à décembre), chacune au montant habituel.
• Tarif trimestriel : 2 échéances, le trimestre en cours au moment de l'adhésion (celui ouvert en juillet) puis celui d'octobre. Un trimestre entamé se paie en entier, comme un mois entamé.
• Tarif annuel : une seule échéance, dont le montant est réduit au nombre de mois restants, mois d'inscription inclus. Une cotisation de 60 € devient 20 € pour une entrée en septembre, soit 4 douzièmes.

Payer en plusieurs fois, un nombre différent selon l'adhérent

Certaines familles règlent en 10 fois, d'autres en 3, d'autres d'un seul coup, et toutes paient la même cotisation. C'est ce que fait la périodicité Personnalisé : le tarif porte le prix de l'année, et le nombre de fois se règle sur la fiche de chaque personne.

1. Menu Paramètres, Cotisations et catégories, bouton Tarifs de la catégorie. Descendez jusqu'à Ajouter un tarif, sous la liste des tarifs.
2. Choisissez la périodicité Personnalisé.
3. Dans Montant (€), saisissez le prix de l'année entière. C'est la différence avec les trois autres périodicités, où vous saisissez le prix d'une seule échéance.
4. Cliquez sur Ajouter.
5. Ouvrez la fiche de chaque adhérent concerné, choisissez ce tarif : un champ Nombre d'échéances apparaît juste en dessous. Tapez en combien de fois cette personne règle, de 1 à 12, puis enregistrez.

Les échéances partent du premier mois de votre saison d'adhésion et se suivent d'un mois : sur une saison de janvier à décembre, 10 échéances vont de janvier à octobre, 3 échéances de janvier à mars. Sur une saison qui commence en septembre, 10 échéances vont de septembre à juin (voir la saison d'adhésion). Dans l'échéancier, la ligne de la personne indique son découpage, par exemple « 50,00 € / an en 10 fois ».

Envoyer les cotisations en comptabilité

En comptabilité d'engagement, un bouton s'ajoute en haut des écrans Vue annuelle et Échéancier. Il écrit dans vos comptes ce que vos adhérents doivent, avant leur paiement.

1. Ouvrez Cotisations. Le bouton Envoyer en comptabilité affiche entre parenthèses le nombre de mouvements à écrire.
2. Cliquez dessus. La confirmation détaille les appels au débit du compte 411ADHERENTS et les corrections.
3. Confirmez. Le logiciel écrit une pièce au journal AD (AD0001) par exercice concerné, et le message nomme chaque pièce. Le bouton devient Comptabilité à jour.

• Chaque cotisation due, échéance par échéance, passe au débit du 411ADHERENTS et au crédit du 756, à la date de l'échéance.
• Chaque don saisi dans le module passe au crédit du 754, à la date du don.
• Les corrections reprennent ce qui n'est plus dû : une cotisation devenue gratuite, une échéance retirée, un membre sorti qui n'a pas réglé.

Corriger une donnée sans ouvrir la fiche

1. Cliquez dans la cellule à corriger : elle devient modifiable.
2. Tapez la nouvelle valeur, puis Entrée. La cellule reste marquée : rien n'est encore enregistré.
3. Le bouton Enregistrer, en bas de l'écran, compte vos modifications en attente, par exemple Enregistrer (3). Cliquez dessus pour tout valider d'un coup. Annuler remet les cellules dans leur état d'origine, après confirmation.

Presque tout se corrige ici : nom, prénom, catégorie, téléphone, email, adresse, dates, observation, vos champs personnalisés, et même la cotisation de l'année (Payé, Gratuit, Non payé). Seul le statut ne se modifie pas : il est calculé par le logiciel à partir des cotisations.

Chercher et filtrer

• Recherche globale (en haut à gauche) : tape un nom, une ville, un email, et la liste se réduit.
• Filtre par colonne : la case filtrer... sous chaque en-tête. Sur Catégorie, Cotisation et Statut, elle ouvre des cases à cocher : cochez « À relancer » et « Dernière chance » pour ne voir que les retardataires.
• Effacer filtres remet la liste complète.
• Les adhérents marqués sortis ne sont pas dans la liste. Une phrase sous la barre d'outils compte ceux qui sont masqués, avec un lien Les afficher (puis Les masquer pour revenir). Sans cette phrase, vous n'avez aucun sorti.
• La liste s'affiche par pages de 50 lignes (25 sur téléphone). Le sélecteur Par page, sous le tableau, permet d'en montrer 25, 50, 100, 200 ou Tous.
• Le menu Exporter propose Fichier CSV et Fichier Excel. Les deux exportent ce que vous voyez à l'écran, filtres compris.

Choisir les colonnes affichées

Par défaut la liste montre nom, prénom, catégorie, téléphone, email, cotisation et statut. Ville, adresse, code postal, dates, observation, total des dons et Type (personne ou organisme) existent mais restent masqués.

1. Cliquez sur Colonnes, au-dessus du tableau. Le même écran s'ouvre par Paramètres, puis Colonnes de la liste.
2. Dans le bloc Afficher et ordonner, cochez les colonnes voulues et décochez les autres.
3. Pour changer l'ordre, glissez une ligne par sa poignée à gauche, ou utilisez les flèches au bout de la ligne. Le bloc Aperçu de la liste montre le résultat.
4. Cliquez sur Enregistrer les colonnes, en bas de l'écran.

La saison d'adhésion : de septembre à août, ou comme votre exercice

La saison est la période sur laquelle une cotisation est due. Par défaut elle suit votre exercice comptable : de janvier à décembre pour la plupart des associations. Un club sportif ou une association de parents d'élèves peut la faire commencer en septembre, même si sa comptabilité reste en année civile.

1. Module Adhérents, menu Paramètres, puis Cotisations et catégories. Le réglage est dans le bloc Saison d'adhésion, à gauche, sous Cotisation commune et Suivi des dons.
2. Dans la liste Saison d'adhésion, choisissez « Commence en septembre » (ou le mois de votre choix). La première option, Comme l'exercice comptable, affiche entre parenthèses la période de votre exercice.
3. Confirmez le message qui s'ouvre. Le choix est enregistré aussitôt, sans bouton. La pastille verte affiche la période retenue, par exemple « Saison actuelle : septembre à août ».

Sur une saison décalée, le module Adhérents parle en saisons : les listes d'années des écrans Cotisations, Échéancier, Relances, Émargement et Étiquettes affichent « 2026-2027 », comme le titre de l'écran Cotisations. Les échéances partent du premier mois de la saison, et le prorata se compte en mois restants de la saison.