Politique de confidentialité

1. Introduction

La présente politique de confidentialité explique comment les données personnelles sont collectées, traitées et protégées dans le cadre de l'utilisation du service MonAssoCompta, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD - UE 2016/679) et à la loi Informatique et Libertés.

2. Responsable du traitement

Pour les données des comptes utilisateurs (inscription, connexion, facturation) : MonAssoCompta, édité par Joe Muller, entrepreneur individuel (EI) - contact@monassocompta.fr - est responsable du traitement.

Pour les données des adhérents et des dons (saisies par l'association) : l'association utilisatrice est responsable du traitement. MonAssoCompta agit en tant que sous-traitant technique (cf. accord de sous-traitance RGPD).

3. Données collectées

Données du compte :

Nom, prénom, adresse email
Nom de la structure (association ou auto-entreprise)
Identifiant et mot de passe (haché)
Si vous activez une clé d'accès (passkey) : la clé publique de votre appareil, qui ne permet pas de vous identifier ailleurs et ne contient aucune donnée biométrique - votre empreinte ou votre visage ne quittent jamais votre appareil
Date d'inscription et de dernière connexion

Données de sécurité du compte (journal des connexions) :

Adresse IP, navigateur utilisé et date de chaque connexion à votre compte

Ces informations sont consultables par vous-même depuis la page Mon compte (rubrique « Connexions récentes ») : elles vous permettent de repérer un accès que vous ne reconnaissez pas et de déconnecter à distance les autres appareils. Elles sont supprimées automatiquement après 90 jours.

Invitations à rejoindre une structure :

Nom, prénom et adresse email de la personne invitée, ainsi que le rôle et les accès prévus pour elle

Ces informations sont saisies par un administrateur de la structure qui invite. Elles ne servent qu'à envoyer le lien d'invitation et à préparer les accès. Si la personne dispose déjà d'un compte, les accès y sont simplement ajoutés et aucun second compte n'est créé. Une invitation jamais acceptée est supprimée automatiquement 90 jours après avoir expiré.

Historique des accès au sein d'une structure :

Qui a invité, modifié ou supprimé quel membre de l'équipe, et à quelle date

Cet historique est consultable par les administrateurs de la structure concernée, depuis l'écran Administration. Il ne peut être ni modifié ni effacé depuis l'application, et disparaît automatiquement au bout de 3 ans.

Données saisies par l'utilisateur :

Coordonnées des adhérents (nom, prénom, adresse, email, téléphone)
Informations relatives aux dons et cotisations
Écritures comptables
Informations de facturation (clients, devis, factures)

Données importées depuis HelloAsso (uniquement si l'association connecte son compte HelloAsso) :

Identité du payeur : nom, prénom, adresse email, adresse postale, date de naissance et raison sociale lorsque le paiement est fait au nom d'un organisme
Identité de la personne inscrite lorsqu'elle diffère du payeur (adhésion ou billet réglé pour un tiers)
Détail des paiements : montant, date, moyen de paiement, campagne concernée et articles achetés

Ces personnes ne sont pas nécessairement des adhérents : il peut s'agir de donateurs, d'acheteurs de la boutique ou de participants à un événement. Elles bénéficient exactement des mêmes droits que les adhérents, décrits à l'article 10. La connexion à HelloAsso est en lecture seule et à l'initiative de l'association : aucune donnée n'est transmise à HelloAsso par MonAssoCompta.

Avis déposés volontairement (formulaire « Votre avis », accessible depuis le portail) :

Le contenu que vous écrivez : la façon dont vous nous avez connus, votre avis sur l'application, un éventuel témoignage
Votre nom et celui de votre structure, enregistrés avec l'avis pour pouvoir vous répondre
Vos choix de publication : autorisation de publier le témoignage, autorisation de citer le nom de la structure, autorisation de citer votre nom, pseudonyme souhaité

Ce formulaire est entièrement facultatif, et aucun de ses champs n'est obligatoire. Un témoignage n'est publié sur nos supports que si vous avez explicitement coché l'autorisation correspondante, et il est alors signé selon les seules mentions que vous avez autorisées (nom de la structure, votre nom, pseudonyme, ou de façon anonyme). Vous pouvez à tout moment demander le retrait d'un témoignage publié ou la suppression de votre avis en écrivant à contact@monassocompta.fr, sans avoir à vous justifier.

Données d'usage de l'application (mesure interne, distincte de la mesure d'audience du site vitrine décrite à l'article 11) :

Les modules et pages que vous ouvrez dans l'application, la date et l'heure, et le fait qu'une action d'enregistrement ait abouti
Un identifiant de parcours aléatoire, tiré au hasard à chaque visite, qui permet de relier entre eux les écrans d'une même visite. Il ne se rattache à aucun compte et disparaît avec le relevé détaillé, au bout de 35 jours

Ces relevés ne contiennent ni votre identité, ni votre adresse IP, ni le contenu que vous saisissez : ils indiquent quelles fonctionnalités sont utilisées, jamais qui les utilise. Ils servent uniquement à décider quoi améliorer en priorité.

4. Finalités

Fourniture du service (gestion comptable, adhérents, facturation)
Génération de reçus fiscaux (Cerfa)
Communication relative au service (notifications, mises à jour)
Amélioration et pilotage du service : comprendre quelles fonctionnalités sont réellement utilisées, à partir de relevés d'usage sans identité (article 3)
Support technique
Sécurité des comptes : journal des connexions récentes et déconnexion à distance des autres appareils, depuis la page Mon compte
Reprise comptable des paiements encaissés sur HelloAsso, pour les associations qui ont connecté leur compte
Amélioration du service à partir des avis déposés volontairement, et publication des seuls témoignages pour lesquels vous nous avez donné votre accord

5. Base légale

Le traitement est fondé sur l'exécution du contrat (CGU) pour les données du compte, et sur l'intérêt légitime de l'association pour les données de ses adhérents. Le journal des connexions est fondé sur l'intérêt légitime de sécurisation des comptes. Les avis déposés via le formulaire « Votre avis », ainsi que la publication éventuelle d'un témoignage, reposent sur votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment.

6. Connexion via fournisseurs tiers (Google, Microsoft)

Le service propose une option de connexion simplifiée via deux fournisseurs d'identité tiers : Google et Microsoft.

Données collectées via OAuth :

Votre identifiant unique fourni par le service tiers (« sub » OpenID Connect) - chaîne technique sans information personnelle
Votre adresse email associée à ce compte

Finalité : permettre la connexion à votre compte MonAssoCompta sans saisir de mot de passe.

Base légale : votre consentement explicite - vous cliquez volontairement sur Lier, dans la carte Google ou Microsoft de la page Mon compte. La liaison est facultative et réversible à tout moment.

Portée des données demandées : le scope OAuth est strictement limité à openid email profile. Nous n'accédons pas à vos contacts, à vos emails, à votre photo de profil ni à aucune autre information.

Transfert hors UE : Google LLC et Microsoft Corporation sont des sociétés américaines. Les transferts sont encadrés par le Data Privacy Framework (DPF) conclu entre l'Union européenne et les États-Unis (décision d'adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023), auquel ces deux sociétés adhèrent.

Conservation : ces données sont conservées tant que vous ne déliez pas le compte tiers. Vous pouvez délier à tout moment depuis la page Mon compte, ce qui entraîne leur suppression immédiate de nos bases.

7. Hébergement et localisation des données

Les données sont hébergées sur des serveurs Hostinger, situés en France. Les sauvegardes automatiques quotidiennes du serveur sont conservées par Hostinger dans un centre de données situé aux Pays-Bas. Hors cas spécifique de la connexion OAuth (voir section 6), les données ne quittent pas l'Espace économique européen.

8. Sécurité

Chiffrement HTTPS (TLS) pour toutes les communications
Mots de passe hachés (algorithme PBKDF2)
Accès restreints par rôles et permissions
Sauvegardes régulières de la base de données
Pare-feu et mises à jour de sécurité du serveur

9. Durée de conservation

Suppression du compte : à la suppression de votre compte, l'ensemble de vos données est définitivement effacé de nos serveurs : écritures comptables, fiches d'adhérents, documents déposés, journaux de traçabilité et reçus fiscaux déjà émis. Trois exceptions, et trois seulement : un témoignage que vous nous auriez autorisés à publier, tant que vous n'en demandez pas le retrait ; si l'un de vos envois nous est revenu en échec, l'adresse concernée lorsqu'une autre structure l'utilise encore - deux ans au plus après le dernier échec (voir ci-dessous) ; et, si vous avez été invité par une autre association, la ligne de parrainage qui vous relie à elle, pour la durée limitée décrite à l'article 13 bis. Les adresses que vous étiez seuls à solliciter partent avec votre compte.
Données comptables et fiscales : il appartient à chaque association de conserver ses documents comptables pendant 10 ans conformément à l'article L123-22 du Code de commerce. Nous recommandons d'utiliser la fonction d'export avant toute suppression de compte.
Reçus fiscaux (Cerfa) : un reçu émis est un document légal inaltérable. Il conserve, figées à l'émission, l'identité et l'adresse du donateur. Supprimer une fiche de donateur n'efface donc pas les reçus déjà émis à son nom, tant que la structure existe : le droit à l'effacement ne s'applique pas à un traitement imposé par une obligation légale (article 17.3.b du RGPD). Cette obligation de conservation (six ans à compter de la clôture de l'exercice, article L102 B du Livre des procédures fiscales) incombe à l'association et non à l'éditeur : la suppression de votre compte efface les reçus de nos serveurs, il vous appartient donc de les exporter avant.
Comptes inactifs : suppression automatique après 3 ans d'inactivité, avec avertissement préalable par email.
Statistiques de fréquentation (Matomo) : supprimées automatiquement au bout de 25 mois, plafond fixé par la CNIL pour la mesure d'audience sans consentement. Le cookie déposé, lui, vit au plus 13 mois et n'est pas prolongé à chaque visite.
Journal des connexions : adresse IP, navigateur et date de connexion sont supprimés automatiquement après 90 jours.
Invitations non acceptées : supprimées automatiquement 90 jours après leur expiration, soit au plus tard 120 jours après leur envoi. Cela vaut aussi pour les invitations de parrainage entre associations (article 13 bis).
Invitations de parrainage acceptées : supprimées 90 jours après le dernier mois offert au parrain ; et, lorsque l'association invitée ne s'est jamais abonnée, 90 jours après la fin de ses 90 jours d'essai, soit environ six mois après l'invitation. Le détail figure à l'article 13 bis.
Historique des accès d'une structure : qui a accordé ou retiré quels droits à quel membre, conservé 3 ans puis supprimé automatiquement.
Avis et témoignages : un avis que nous n'avons pas publié est supprimé automatiquement au bout de 3 ans. Un témoignage publié est conservé tant que vous ne retirez pas votre accord : vous pouvez le faire à tout moment depuis la page « Votre avis », ou en nous écrivant.
Adresses électroniques en échec d'envoi : lorsqu'un message que nous envoyons pour le compte d'une association nous revient en échec (adresse inexistante, boîte fermée), nous enregistrons l'adresse concernée afin de cesser de la solliciter et d'avertir l'association. Cette liste est commune à toutes les structures : une adresse qui n'existe plus n'existe pour personne. À la suppression de votre compte, les adresses que vous étiez seuls à utiliser sont effacées avec le reste de vos données ; une adresse qu'une autre structure utilise encore est conservée pour elle, faute de quoi cette structure se remettrait à écrire dans le vide. Dans tous les cas, l'entrée ne contient que l'adresse, le motif du refus et ses dates, et elle est supprimée automatiquement deux ans après le dernier échec. Pour obtenir son effacement immédiat, écrivez-nous à contact@monassocompta.fr.
Preuves liées à l'abonnement : lorsque vous souscrivez, nous conservons la trace de votre demande d'exécution immédiate et de votre renonciation au droit de rétractation, ainsi que la preuve de l'information envoyée avant chaque reconduction annuelle : la loi nous l'impose et nous en avons besoin en cas de contestation. L'adresse IP enregistrée au moment de votre acceptation est effacée au bout de cinq ans, durée de la prescription ; la preuve elle-même vit aussi longtemps que votre compte.
Données d'usage de l'application : le relevé détaillé (page par page) est supprimé automatiquement après 35 jours. Ne subsistent que des compteurs quotidiens par fonctionnalité, rattachés à votre structure pendant 24 mois puis définitivement détachés de celle-ci.

Et dans les sauvegardes ? Supprimer une donnée l'efface immédiatement de la base en service, mais les copies de secours du serveur en gardent une image le temps de leur rotation. Ces copies sont quotidiennes et conservées en petit nombre : une donnée supprimée en disparaît au plus tard sous trente jours. Elles ne sont jamais consultées pour autre chose qu'une restauration après incident, et une restauration ne ressuscite pas un compte supprimé : la suppression est rejouée.

10. Droits des personnes

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

Droit d'accès : obtenir une copie de vos données personnelles
Droit de rectification : corriger des données inexactes
Droit de suppression : demander l'effacement de vos données
Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré (export)
Droit à la limitation : restreindre le traitement dans certains cas
Droit d'opposition : vous opposer au traitement pour motif légitime

Pour les données de votre compte : contactez contact@monassocompta.fr

Pour les données des adhérents : adressez-vous à l'association concernée, qui est responsable du traitement de ces données.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

11. Cookies et mesure d'audience

Cookies techniques : le service utilise des cookies strictement nécessaires au fonctionnement (session d'authentification, jeton CSRF). Aucun cookie publicitaire n'est utilisé.

Mesure d'audience : le site public et les pages de connexion, d'inscription et de mot de passe oublié de l'application utilisent Matomo, un outil de statistiques auto-hébergé sur nos serveurs en France. Ce périmètre nous permet de savoir d'où viennent les inscriptions (moteur de recherche, lien partenaire, campagne). Les écrans internes de l'application ne sont pas mesurés par Matomo : le titre des pages y porte le nom de votre structure, et il n'a pas à sortir de nos serveurs. Matomo est configuré conformément aux recommandations de la CNIL (délibération 2020) : anonymisation de l'adresse IP, données non partagées avec des tiers, usage limité à la mesure d'audience. À ce titre, il bénéficie de l'exemption CNIL et ne nécessite pas votre consentement préalable. Vous pouvez néanmoins vous opposer à ce suivi en activant l'option « Ne pas me pister » (DNT) de votre navigateur ou via le lien ci-dessous.

Se désinscrire du suivi Matomo

Mesure d'usage à l'intérieur de l'application : une fois connecté, l'application relève elle-même les fonctionnalités que vous ouvrez, sans cookie supplémentaire et sans outil tiers. Ce relevé est décrit à l'article 3 et ses durées de conservation à l'article 9 : il ne comporte ni identité, ni adresse IP, et aucune donnée ne sort de nos serveurs.

12. Sous-traitants

Pour fournir le service, nous faisons appel aux sous-traitants suivants :

Hostinger International Ltd - hébergement des serveurs (France)
Google LLC - authentification OAuth uniquement pour les utilisateurs ayant choisi de lier leur compte (États-Unis, DPF)
Microsoft Corporation - authentification OAuth uniquement pour les utilisateurs ayant choisi de lier leur compte (États-Unis, DPF)
Stripe Payments Europe Ltd - traitement des paiements (Irlande, UE)
HelloAsso - uniquement pour les associations qui ont connecté leur compte HelloAsso. HelloAsso reste responsable de traitement pour les données collectées sur sa propre plateforme. MonAssoCompta se contente de les lire pour les besoins comptables de l'association (France, UE)
OVH SAS - stockage des fichiers de l'espace documents au-delà d'un seuil de volume, sur des serveurs situés en France (région de Paris). Aucune autre donnée ne lui est transmise

13. Espace documents et rendez-vous

Espace documents : les fichiers que votre association dépose (statuts, procès-verbaux, contrats, justificatifs) sont stockés sur nos serveurs en France, cloisonnés par structure et protégés par des droits d'accès par dossier. Votre association reste responsable de leur contenu : elle seule décide de ce qu'elle dépose et pendant combien de temps. À la suppression de la structure, les fichiers sont effacés immédiatement.

Rendez-vous et inscriptions : lorsqu'une association utilise le module de rendez-vous, les personnes qui réservent un créneau, s'inscrivent à un événement ou votent à un sondage voient leurs nom, adresse email et éventuellement numéro de téléphone enregistrés. Ces personnes ne sont pas nécessairement adhérentes. L'association organisatrice est responsable de ce traitement, et les droits s'exercent auprès d'elle.

13 bis. Parrainage entre associations

Lorsqu'une association en invite une autre à découvrir le service, elle nous communique le nom et l'adresse électronique de la personne à inviter. Nous ne les utilisons que pour lui envoyer cette invitation : aucune prospection, aucune revente, aucun rapprochement avec un autre fichier. C'est l'association qui invite qui décide à qui elle écrit.

Une invitation jamais acceptée est supprimée automatiquement 90 jours après son expiration, soit au plus tard 120 jours après son envoi. Une invitation acceptée est conservée le temps que le programme produise ses effets, puis supprimée : 90 jours après le dernier mois offert à l'association qui a invité, ou, si l'association invitée ne s'est jamais abonnée, 90 jours après la fin de ses 90 jours d'essai - soit environ six mois après l'invitation. Cette suppression emporte le nom, l'adresse électronique, l'adresse IP et l'empreinte de carte mentionnées ci-dessous. Elle est différée dans un seul cas : un parrainage bloqué pour abus présumé, tant que la situation n'est pas tranchée. Nous conservons par ailleurs des compteurs anonymes (combien d'invitations par association et par mois), qui ne contiennent aucune adresse ni aucun nom : ce sont eux qui nous permettent de suivre le programme sans conserver les coordonnées plus longtemps que nécessaire.

Cette ligne relie deux associations : elle subsiste, jusqu'à l'échéance ci-dessus, même si l'association invitée supprime son compte entre-temps. Pour prévenir les détournements du programme, nous enregistrons également l'adresse IP utilisée à la création du compte invité et une empreinte technique de la carte bancaire transmise par Stripe. Cette empreinte est un identifiant opaque : elle ne contient aucun numéro de carte, ne permet aucun paiement, et sert uniquement à repérer qu'un même moyen de paiement règle les deux abonnements. Ces informations ne sont consultées que par l'éditeur.

Si vous avez reçu une invitation et souhaitez que votre adresse soit effacée sans attendre, écrivez-nous à contact@monassocompta.fr : nous la supprimons immédiatement.

14. Mise à jour

Cette politique peut être mise à jour pour refléter les évolutions du service ou de la réglementation. Dernière mise à jour : 3 septembre 2026. Une version antérieure peut vous être communiquée sur demande à contact@monassocompta.fr.