Automatisation CERFA dons
Trois méthodes pour produire vos reçus fiscaux. Seule la source change : un template Excel, un import d'événement croisé avec vos adhérents, ou les dons des fiches du module.
L'import du template Excel dans CERFA dons
Méthode 1 · Template Excel
Téléchargez le modèle Excel fourni et remplissez la liste de vos donateurs. Réimporté dans le module CERFA, il produit tous les reçus, à télécharger en PDF.
Le template Excel est fourni. Vous y saisissez le nom, le prénom, le montant et l'adresse de chaque donateur.
La méthode fonctionne même si vos adhérents ne sont pas gérés dans l'application.
Les formulaires 11580 sont générés en masse. Le PDF exporté porte la signature et le tampon de l'association.
Méthode 2 · Événement
Depuis la saisie OD, ouvrez l'importeur d'événement. Chargez le template Excel que vous utilisez déjà pour vos inscriptions aux AG, galas ou lotos.
Cochez-la pour croiser les donateurs avec votre base d'adhérents. Aucun autre réglage n'est demandé.
Les lignes du fichier qui ne portent pas de don sont laissées de côté.
Pour chaque ligne, le moyen de règlement est détecté automatiquement.
Méthode 2 · Écriture OD
L'application répartit les cotisations, les dons et les participations dans les bons comptes. Vous voyez l'écriture d'opérations diverses (OD) pré-remplie avant de la valider.
Chaque montant rejoint son compte comptable, par exemple 706, 7541 ou 756.
Les totaux sont repris du template importé. Aucune saisie manuelle n'est demandée.
Un clic suffit pour valider l'écriture.
Méthode 2 · Donateurs
Les noms des donateurs sont croisés avec votre base d'adhérents. Un clic valide le résultat, et les CERFA sont prêts avec les coordonnées remplies.
Chaque donateur est trouvé (vert), ambigu (jaune) ou non trouvé (rouge). Un compteur par statut se vérifie d'un coup d'œil.
Quand plusieurs adhérents portent le même nom, une liste déroulante vous laisse choisir le bon.
Adresse, code postal et email sont pré-remplis. Vous basculez ensuite vers l'écran CERFA, donateurs chargés.
Historique · 3 méthodes
Chaque reçu fiscal émis est archivé automatiquement. Vous le retrouvez plusieurs années après, comme l'exigent les obligations de conservation.
Tous les CERFA émis sont conservés dans un historique centralisé, quelle que soit la méthode.
Un filtre par année complète la recherche.
Vous téléchargez le PDF d'origine, ou un duplicata à la demande.
Comparatif rapide
Choisissez selon votre façon de gérer les donateurs et les dons.
| 01Depuis ExcelVous tenez votre liste de donateurs à la main et n'utilisez pas encore le module Adhérents. | 02Événement + adhérentsVous utilisez le module Adhérents pour vos galas, lotos ou journées d'inscription. | 03Depuis les fiches adhérentsVous enregistrez chaque don directement sur la fiche de son donateur. | |
|---|---|---|---|
| Point de départ | Un modèle Excel à remplir | Une liste liée à un événement | Les dons saisis sur les fiches |
| Préparation | Saisie de votre liste de donateurs | Croisement avec la base adhérents et coordonnées préremplies | Aucun fichier à préparer |
| Repérage des donateurs | Aucun adhérent requis dans l'application | Une liste pour départager les homonymes | Chaque don est déjà rattaché au donateur |
| Génération des reçus | Import Excel et génération en masse | Reçus à partir de la liste de l'événement | Un reçu par don ou un récapitulatif annuel |
Les trois méthodes s'adaptent à votre organisation.
En pratique
Trois temps, quelle que soit la méthode. Un particulier reçoit le formulaire 11580, une entreprise le Cerfa 16216.
Voir le guide d'utilisationUn fichier Excel, un import d'événement ou les dons des fiches adhérents.
Les CERFA sont produits en masse, en PDF.
Chaque reçu émis reste dans l'historique, avec son duplicata.
Questions
Non, et c'est la loi qui l'impose (article 200 du code général des impôts). Son numéro est attribué à la création et ne change plus jamais. Le reçu garde aussi sa propre copie du nom et de l'adresse du donateur : si vous corrigez la fiche de l'adhérent ensuite, le document déjà parti reste tel quel.
Les deux, au choix. Le mode unitaire produit un reçu pour chaque don. Le mode récapitulatif produit un seul reçu par particulier pour l'année civile. Il additionne les dons en argent et les frais auxquels un bénévole a renoncé, avec le détail en annexe du PDF. Un organisme reçoit toujours un reçu par don. La période imprimée sur le récapitulatif est celle des versements qu'il couvre, du premier au dernier. S'il ne porte qu'un seul versement, il indique la date de ce versement.
Non, la suppression est refusée. Même chose pour un don né du renoncement d'un bénévole à ses frais, parce que les écritures comptables correspondantes sont déjà passées. Une seule exception : la suppression de la fiche de l'adhérent au titre du RGPD, et dans ce cas le reçu survit grâce à la copie qu'il conserve.
Oui. Il a réellement dépensé cet argent pour l'association, son renoncement est donc un don. Le logiciel le crée automatiquement, pour le montant abandonné. Deux cas le déclenchent : le bénévole correspond à une fiche d'adhérent par son adresse email, ou le trésorier a désigné sa fiche en saisissant la note à sa place. À ne pas confondre avec le bénévolat valorisé, c'est à dire le temps donné, qui n'ouvre lui aucun droit à reçu.
Sur l'année affichée à l'écran, car le compteur repart de 1 chaque année. C'est la raison pour laquelle l'écran ne traite qu'une année à la fois : charger les dons d'une autre année produirait des reçus mal datés.
Non, et cette séparation est voulue. Les dons se saisissent dans le module Adhérents, par la personne qui tient le fichier des membres. Les reçus s'émettent en comptabilité, par le trésorier. Le tableau de bord des adhérents affiche les dons qui attendent encore leur reçu et renvoie directement vers l'écran d'émission.
Oui, une fois par an, et le logiciel vous donne les chiffres. Toute association qui délivre des reçus déclare chaque année le montant global des dons concernés et le nombre de reçus (article 222 bis du code général des impôts). La date limite tombe début mai si votre exercice est clos au 31 décembre. L'écran des reçus émis affiche ces deux chiffres sur l'année civile écoulée, avec l'échéance. Si votre exercice est décalé, il les affiche sur votre dernier exercice clos, avec une échéance trois mois après sa clôture. Seule la date d'émission du reçu compte, quelle que soit la date du don. Aucune information sur les donateurs n'est demandée. Voir le pas à pas dans le tutoriel.
Son nom, son adresse complète et son numéro SIREN ou RNA, obligatoire sur le formulaire depuis mars 2023. Le logiciel refuse d'émettre tant que le nom, l'adresse, le code postal, la ville ou le SIREN ou RNA manquent. Il surligne les champs à compléter avant même que vous cliquiez. Le SIREN est déduit tout seul du SIRET quand celui-ci est renseigné. L'objet de l'association est signalé sans bloquer.
