Comptabilité · Méthode
Par défaut, une recette ou une dépense entre dans vos comptes le jour où l'argent bouge. En comptabilité d'engagement, elle y entre dès que la facture existe ou que la cotisation est due. Vous la choisissez en créant votre compte, et vous pouvez en changer ensuite.
La carte Méthode comptable
Activer
Le formulaire d'inscription demande votre méthode comptable : Trésorerie ou Engagement. Pour en changer plus tard, l'administrateur ouvre Administration, puis l'onglet Mon association. Sur la carte Méthode comptable, il clique sur le bouton Comptabilité d'engagement et confirme.
La carte affiche la date d'activation. Une facture émise avant cette date s'écrit encore à son paiement.
Désactiver ne supprime rien. Les pièces d'achat et de vente restent dans vos comptes, sans pouvoir être modifiées.
La carte se trouve sur l'écran Mon association, que seul l'administrateur ouvre.
Achats et ventes
Une fois l'engagement activé, l'écran Achats et ventes apparaît dans le menu de la comptabilité. Il tient le journal AC des achats et le journal VE des ventes.
Vous saisissez la date, le fournisseur, le numéro de facture et l'échéance. La pièce reçoit son numéro, AC0001 puis AC0002.
Une pièce d'achat est À régler ou Réglée. Elle passe à Réglée quand ses lignes au compte du fournisseur sont lettrées.
Le paiement arrive par l'import bancaire ou la Saisie banque, au compte du fournisseur. Rien n'est saisi deux fois.
Fournisseurs et clients
Chaque fournisseur et chaque client a son propre compte. Son solde dit ce qui reste à payer ou à encaisser.
Le plan comptable accepte des comptes comme 401EDF ou 411ORANGE, à côté des comptes en chiffres.
Une facture du module Facturation s'écrit à son émission, au compte du client. Son paiement, noté dans la Facturation, n'ajoute aucune écriture.
Une pièce de même type, même date, même tiers et même montant est signalée avant l'enregistrement.
Cotisations
Dans le module Adhérents, le bouton Envoyer en comptabilité écrit ce que vos adhérents doivent. Il apparaît en tête de la vue annuelle et de l'échéancier.
Chaque échéance due passe au débit du 411ADHERENTS et au crédit du 756, à sa date. Les dons passent au 754.
Un nouveau clic n'écrit que l'écart, par exemple une échéance retirée ou un membre sorti qui n'a pas réglé.
Le Diagnostic comptable signale une cotisation encaissée au 756 ou au 754 au lieu du 411ADHERENTS.
Fin d'exercice
La facture d'électricité de décembre arrive en janvier. La charge appartient pourtant à l'année écoulée, et une OD la rattache à cette année.
Cochez Extourner à la réouverture sur l'OD de fin d'année. Exemples : une facture non parvenue au 408, une charge constatée d'avance au 486.
À la clôture, le logiciel écrit l'OD inverse au premier jour de l'exercice suivant. Vous n'avez rien à ressaisir.
Le badge Extourne auto distingue ces pièces dans l'historique des OD.
Deux méthodes
Le même logiciel, les mêmes écrans. Seul le moment où une opération entre dans vos comptes change.
| 01TrésorerieLe réglage par défaut. Une opération entre dans vos comptes quand l'argent bouge. | 02EngagementActivé par l'administrateur. Une opération entre dans vos comptes dès que la facture existe. | |
|---|---|---|
| Une dépense entre en compte | Le jour du paiement | À la date de la facture |
| Facture du module Facturation | Écrite à son paiement | Écrite à son émission |
| Cotisation d'un adhérent | Écrite à l'encaissement | Appelée au 411ADHERENTS, soldée à l'encaissement |
| Écran Achats et ventes | Absent du menu | Dans le menu de la comptabilité |
| Compte en lettres (401EDF) | Pas de création | Création possible |
La méthode se choisit à l'inscription et se change ensuite à tout moment. Ce qui est déjà écrit reste en place.
En pratique
Trois temps, de l'activation au règlement. Ce qui a été écrit avant l'activation ne bouge pas.
Voir le guide d'utilisationÀ l'inscription, ou plus tard sur la carte Méthode comptable.
Les factures reçues entrent dans Achats et ventes, à leur date.
Le paiement solde le compte du tiers, et la pièce passe à Réglée.
Questions
Pas à leur émission. Une facture émise avant l'activation s'écrit à son paiement, comme avant, si la comptabilisation automatique est cochée dans les paramètres de la Facturation. Seules les factures émises après l'activation s'écrivent à leur émission. Rien n'est réécrit dans le passé.
Oui. Sur la carte Méthode comptable, cliquez de nouveau sur le bouton Comptabilité d'engagement, puis confirmez. Rien n'est effacé. Les pièces d'achat et de vente restent dans vos comptes, sans pouvoir être modifiées. Les comptes en lettres restent utilisables, mais vous ne pouvez plus en créer. Les factures s'écrivent de nouveau à leur paiement.
Dans l'écran Achats et ventes, en choisissant Achat. La pièce porte une ligne au compte du fournisseur et une ligne de charge. Le règlement ne se saisit pas là : il arrive par l'import bancaire ou la Saisie banque, au compte du fournisseur.
Non. Une facture créée dans le module Facturation s'enregistre seule dans vos comptes, à son émission. La saisir dans Achats et ventes la compterait deux fois. L'écran le rappelle quand vous choisissez Vente.
Sur le compte 411ADHERENTS, où le bouton Envoyer en comptabilité l'a appelée. L'imputer au 756 ou au 754 la compterait deux fois en produit. Le Diagnostic comptable signale ce cas pour toute écriture datée depuis l'activation.
Passez une OD au 31 décembre : la charge au débit, le compte 408 Fournisseurs, factures non parvenues au crédit. Cochez Extourner à la réouverture. Extourner, c'est passer l'écriture inverse : la clôture l'écrira au premier jour de l'exercice suivant. La facture se saisit ensuite à son arrivée.
