Comptabilité · Rapports
Chaque demande a sa fiche : financeur, montants, dates, pièces et bilan. Les versements reçus se rattachent aux écritures de votre comptabilité. Le suivi est inclus dans toutes les formules.
La fiche d'un dossier et sa prochaine action
Tableau de bord
L'onglet Subventions affiche trois montants : demandé, accordé et reste à recevoir. Dessous, chaque dossier montre son projet, son statut, son montant et ce que vous avez déjà reçu.
Tous, En cours, Accordés ou Archivés. La recherche porte sur le projet, le financeur et la référence.
Le cadre de droite liste les échéances des 60 prochains jours, avec les jours restants ou le retard.
Un montant pas encore connu n'est jamais compté comme zéro dans les totaux.
La fiche
La fiche réunit le financeur, l'interlocuteur, les montants, les dates de dépôt et de décision, et le bilan à rendre. Le cadre Prochaine action indique la tâche suivante et son échéance.
À préparer, Déposé, Complément demandé, Accordé, Refusé ou Retiré. Le bilan a son propre statut.
Le responsable du dossier reçoit un e-mail 15 jours avant chaque échéance, puis le jour même.
Le bouton Recopier pour une nouvelle demande reprend le financeur, l'interlocuteur et le montant demandé.
Versements
Vous découpez l'aide en tranches, chacune avec un montant et une date attendue. Un versement reçu se rattache à l'encaissement déjà présent dans vos comptes.
Rattacher un versement ne crée ni ne modifie aucune écriture. Le suivi lit ce que la comptabilité contient.
Un versement pas encore en banque se déclare à part. Il reste À rapprocher et n'entre pas dans le reçu.
Reçu et reste se calculent pour chaque tranche et pour le dossier.
Pièces
Statuts, budget prévisionnel, devis ou RIB : chaque pièce porte un libellé et un document. Elle s'ouvre depuis la fiche.
Collez l'adresse d'un fichier sur Google Drive ou sur un autre service.
Si votre structure dispose de stockage, la pièce se choisit dans l'Espace documents, avec ses droits d'accès.
L'ajout d'une pièce s'inscrit dans l'historique du dossier, avec sa date et son auteur.
Détail et frise
L'onglet Détail et frise place les étapes datées du dossier sur une frise. Dessous, l'historique liste chaque changement avec sa date et son auteur.
Une étape à venir change de couleur à moins de 30 jours, à moins de 7 jours, puis en retard.
Chaque événement porte une couleur et une icône selon son type : note, pièce, tranche, encaissement.
À droite de l'historique, les prochaines tâches du dossier et l'état du rappel par e-mail.
En pratique
Trois temps par dossier. L'écriture de l'encaissement reste celle de votre comptabilité.
Lire : comptabiliser une subventionDonnez un intitulé et un financeur. Le reste se complète plus tard.
Le statut, les dates et les pièces s'ajoutent au fil de la demande.
Chaque encaissement de la banque se relie à sa tranche.
Questions
Oui, dans les deux formules, Classique et Premium. Il se trouve dans la Comptabilité, rubrique Rapports du menu, sous le nom Subventions.
Non. Il ne crée et ne modifie aucune écriture. Vous enregistrez l'encaissement comme d'habitude, par l'import bancaire ou la Saisie banque. Le suivi relie ensuite cette écriture au dossier.
Une écriture au crédit d'un compte 74, 13 ou 441, dont la pièce passe par un compte de banque ou de caisse. Une même écriture ne peut pas être rattachée au-delà de son montant.
Le responsable du dossier, s'il a une adresse e-mail. Le rappel part 15 jours avant chaque échéance, puis le jour même. Il s'active ou se coupe dossier par dossier, sur la fiche.
Le bouton Archiver le retire de la liste courante. Il reste consultable avec le filtre Archivés, et le même bouton le réactive.
Oui. L'export global, dans l'Administration, contient un fichier des subventions : financeurs, dossiers, tranches, encaissements rattachés, pièces et historique. Les fichiers des pièces restent dans l'Espace documents ou derrière leur lien.
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