Les notes de frais,
sans le casse-tête

Non. Vous pouvez lui envoyer un lien ponctuel d'invitation qui lui permet de saisir sa note sans créer de compte ni retenir de mot de passe. Si le trésorier refuse la note, le lien se rouvre automatiquement pour qu'il puisse la corriger et la renvoyer.

Quatre états successifs : brouillon, soumise, validée ou rejetée, puis payée. Le trésorier peut rejeter ligne par ligne plutôt que la note entière. Chaque étape vérifie l'état réel de la note au moment du clic, ce qui évite qu'un double-clic ou deux onglets ouverts ne produisent un double remboursement.

Au moment du paiement : la charge est portée au débit d'un compte 6xxx selon la catégorie de frais, avec pour contrepartie le compte 467 qui matérialise la dette envers le bénévole, puis ce compte 467 est soldé par le compte 512 lors du virement. Le compte 467 est créé automatiquement à l'activation du module. Comptabiliser un remboursement de frais.

Sur celui du paiement, entièrement. Toutes les écritures d'une note portent la date de son remboursement, donc aucune note ne se retrouve à cheval sur deux exercices. La date de la dépense reste visible sur la note et sur son PDF comme information, mais elle ne détermine pas l'exercice comptable. C'est ce qui permet de rembourser une dépense ancienne sans rouvrir un exercice déjà clôturé.

Oui, et l'abandon se déclare ligne par ligne, car il est souvent partiel : un bénévole peut se faire rembourser son déplacement et abandonner ses fournitures. Comptablement, la dette est d'abord constatée normalement, puis la part abandonnée est soldée vers le compte 7548, ce qui conserve la trace du renoncement. Si le bénévole correspond à une fiche adhérent par son adresse email, un don du montant abandonné est créé pour permettre l'émission du reçu fiscal.

Non, et la différence est fiscale. Dans un abandon de frais, le bénévole a réellement engagé une dépense et y renonce : cela ouvre droit à un reçu fiscal au titre de l'article 200 du CGI. Le bénévolat valorisé, enregistré en classe 8, valorise du temps donné et n'ouvre aucun droit à réduction d'impôt.

Oui. Une ligne peut être saisie en mode kilométrique : le bénévole indique sa distance, le montant se calcule à partir du tarif que vous avez défini. Les autres lignes se saisissent au montant réel, avec leur justificatif.

Non, la note s'enregistre toute seule au fil de la saisie, y compris si l'onglet est fermé brutalement, ce qui compte quand la saisie se fait au téléphone. Un bénévole n'a qu'une note en cours à la fois : rouvrir la saisie reprend celle qui est ouverte au lieu d'en créer une nouvelle à chaque fois.

L'IBAN n'est visible que par les personnes habilitées à payer, et il n'apparaît jamais sur le PDF de la note, document qui circule bien plus largement. Chaque geste du circuit est par ailleurs journalisé, puisqu'il s'agit de sorties d'argent, et le téléchargement du fichier CSV l'est aussi.

Oui, le bouton Exporter en CSV se trouve sur les deux listes, celle du bénévole et celle du trésorier, et il emporte exactement ce que vos filtres affichent. Le fichier descend au grain de la ligne de dépense et non de la note : date, catégorie, motif, kilométrage, montant, abandon de frais et statut, de quoi bâtir un tableau croisé ou remettre l'année entière à un vérificateur aux comptes. C'est aussi ce qu'il faut faire avant de quitter le logiciel, puisque ce module n'a pas d'écran de sauvegarde.