Comptabiliser les frais de bénévoles dans une association loi 1901

Les bénévoles sont le moteur d'une association loi 1901. Il leur arrive régulièrement d'avancer des frais de leur poche : déplacements en voiture, achats de fournitures, repas lors d'un événement. L'association a la possibilité de les rembourser ou, si le bénévole y consent, de transformer ces frais en don ouvrant droit à un reçu fiscal. Dans les deux cas, une écriture comptable est nécessaire, régie par le règlement ANC 2018-06 applicable aux associations.

Quand enregistrer le remboursement d'un bénévole ?

Un remboursement de frais doit être enregistré dès que la note de frais est validée par le bureau ou le trésorier, même si le virement est effectué quelques jours plus tard. En comptabilité d'engagement, la charge est constatée à la date de validation, indépendamment du décaissement effectif.

Les justificatifs à conserver sont la note de frais signée par le bénévole, accompagnée des pièces originales : tickets de caisse, billets de transport, factures de carburant. En l'absence de justificatif, le remboursement n'est pas déductible fiscalement et peut être requalifié en rémunération déguisée. Pour tout comprendre sur le cadre juridique et comptable du bénévolat, consultez notre guide sur le bénévolat associatif.

Les comptes utilisés

Le plan comptable des associations (ANC 2018-06) prévoit plusieurs comptes selon la nature de l'opération :

• 625 Déplacements, missions, réceptions : compte de charge principal pour les frais de transport, de repas et d'hébergement engagés par les bénévoles dans le cadre de leur mission.
• 467 Autres comptes débiteurs ou créditeurs : compte tiers utilisé pour enregistrer la créance du bénévole envers l'association lorsqu'il y a un délai entre la validation de la note de frais et le remboursement effectif, ou en cas d'abandon de frais.
• 512 Banque : crédité lors du règlement par virement ou chèque.
• 530 Caisse : crédité si le remboursement est versé en espèces (préférable pour les petits montants).
• 754 Dons et libéralités : crédité uniquement dans le cas d'un abandon de frais transformé en don, ouvrant droit à un reçu fiscal Cerfa.

L'écriture comptable pas à pas

Exemple concret : un bénévole a engagé 78,00 EUR de frais lors d'un déplacement pour l'association (essence, péage, repas). La note de frais est validée le 22 juillet 2026 et le virement est émis le même jour.

Le compte 625 (Déplacements) est débité : la charge est constatée dans l'exercice. Le compte 512 (Banque) est crédité : l'argent sort du compte bancaire de l'association. L'écriture est équilibrée. Si le remboursement intervient quelques jours après la validation de la note de frais, il est préférable de passer d'abord par le compte 467 (débit 625 / crédit 467 à la date de validation, puis débit 467 / crédit 512 à la date du virement). Cela permet de suivre les dettes en cours envers les bénévoles. Pour aller plus vite sur la saisie des mouvements bancaires, l'import bancaire automatique permet de pré-importer les virements directement depuis le relevé de compte.

En comptabilité de trésorerie

Les petites associations qui tiennent une comptabilité de trésorerie (méthode simplifiée autorisée par le règlement ANC 2018-06 pour les structures de taille modeste) n'enregistrent les opérations qu'à la date du décaissement réel. Il n'y a donc qu'une seule écriture, passée le jour du virement :

Le compte 467 n'est pas utilisé en trésorerie : la charge et le paiement sont constatés simultanément. Pour comprendre les différences entre les deux méthodes, notre guide sur la tenue de comptabilité d'une association loi 1901 détaille les seuils et les critères de choix.

Cas particuliers

Remboursement en espèces

Si l'association rembourse le bénévole en liquide depuis la caisse, le compte 512 est remplacé par le compte 530 Caisse :

Barème kilométrique

Lorsqu'un bénévole utilise son véhicule personnel pour une mission associative, les frais kilométriques peuvent être évalués selon le barème fiscal publié chaque année par la DGFiP (Direction générale des Finances publiques). Ce barème, identique à celui applicable aux salariés pour leurs frais professionnels, varie selon la puissance fiscale (CV) du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus dans l'année.

Exemple : un bénévole effectue 120 km aller-retour pour accompagner des adhérents à un tournoi. Son véhicule est classé 5 CV fiscaux. En appliquant un taux indicatif de 0,548 EUR/km (vérifier le barème en vigueur sur impots.gouv.fr) :

120 km × 0,548 EUR = 65,76 EUR

L'écriture est la même que pour un remboursement standard : débit 625 / crédit 512, avec comme pièce justificative la note de frais kilométriques mentionnant le trajet, la date et le nombre de kilomètres parcourus.

Abandon de frais : transformer un remboursement en don

Un bénévole peut renoncer au remboursement de ses frais et les offrir à l'association sous forme de don. Cette pratique, dite "abandon de frais", lui permet de bénéficier d'une réduction d'impôt de 66 % (ou 75 % pour les associations d'aide aux personnes en difficulté) sur le montant concerné, à condition que l'association soit reconnue d'intérêt général. La comptabilisation se fait en deux étapes :

Le compte 467 est soldé : la dette de l'association envers le bénévole est éteinte. Le compte 754 est crédité : le don figure bien dans les produits de l'exercice. L'association peut alors émettre un reçu fiscal Cerfa n°11580 pour 78,00 EUR. Pour l'ensemble des règles sur le don et le reçu Cerfa, consultez notre guide sur la comptabilisation des dons en association. Si votre logiciel gère la génération automatique des reçus Cerfa, la page Auto-Cerfa de MonAssoCompta automatise cette étape.

Pour que l'abandon de frais soit valide, le bénévole doit impérativement :

• Remplir et signer une note de frais détaillée mentionnant les dépenses engagées et la renonciation expresse au remboursement ;
• Disposer d'une situation financière lui permettant de faire face à ces dépenses (le fisc peut requalifier l'abandon si le bénévole ne pouvait matériellement pas avancer ces sommes) ;
• Ne pas avoir été remboursé partiellement ou en nature.

Conclusion

Rembourser un bénévole de ses frais repose sur une écriture simple - débit 625 Déplacements / crédit 512 Banque - passée à la date du décaissement ou, en comptabilité d'engagement, à la date de validation de la note de frais. Le barème kilométrique DGFiP permet de calculer les indemnités de déplacement en voiture personnelle. Lorsque le bénévole renonce au remboursement, l'abandon de frais suit un mécanisme en deux temps via le compte 467, et aboutit à un crédit du compte 754 Dons et libéralités avec émission d'un reçu Cerfa. Pour maîtriser l'ensemble du cycle comptable de votre association, retrouvez tous nos guides dans notre article sur la tenue de comptabilité d'une association loi 1901.

Sources et références

• ANC - Règlement n°2018-06 du 5 décembre 2018 (plan comptable des associations)
• Service-public.fr - Obligations comptables des associations (fiche F2907)
• Service-public.fr - Bénévolat dans une association : statut et droits (fiche F21885)
• BOFiP BOI-IR-RICI-250 : réduction d'impôt pour dons et abandon de frais bénévoles