Vos adhérents,
gérés simplement

Une cotisation se comptabilise au crédit du compte 756 - Cotisations, en contrepartie de la trésorerie (512 Banque ou 531 Caisse). Si une partie du règlement est en réalité un don ouvrant droit à reçu fiscal, cette part se comptabilise séparément au compte 754 - Dons. Voir le guide complet ou le plan comptable associatif.

Chaque catégorie d'adhérents porte sa propre grille tarifaire. Vous y définissez autant de tarifs que nécessaire, avec un libellé libre, un montant et une périodicité mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Un adhérent ne peut choisir qu'un tarif de sa propre catégorie, ce qui évite les incohérences. Dès qu'un tarif est attribué, l'application génère l'échéancier correspondant et vous pointez les règlements échéance par échéance.

À vous de choisir, tarif par tarif. Une option prorata d'adhésion se coche sur chaque tarif indépendamment. Sur un tarif annuel, le montant est réduit au nombre de mois restants. Sur un tarif mensuel ou trimestriel, le montant de chaque échéance reste plein mais les échéances antérieures à l'adhésion ne sont pas dues, la période d'entrée restant entièrement due. Sans date d'adhésion renseignée sur la fiche, l'année complète s'applique.

Un écran Impayés classe les adhérents selon trois seuils que vous fixez vous-même, exprimés en années sans cotisation : À relancer après (1 an par défaut), Dernière chance après (2 ans) et À supprimer après (3 ans). La relance par email part directement de cet écran, ligne par ligne. Le statut est recalculé au moment du clic, donc un adhérent qui vient de régulariser ne reçoit rien, et chaque relance envoyée laisse une trace datée dans le journal du module.

Les dons se saisissent sur la fiche de l'adhérent, en numéraire ou en abandon de frais, et le reçu s'émet ensuite depuis le module Comptabilité. La séparation est volontaire : une fois le reçu émis, le don devient non modifiable et non supprimable, parce que le reçu fiscal est un document légal opposable (article 200 du CGI). Comptabiliser un don et obligations du reçu fiscal.

Toute création, modification ou suppression de fiche est inscrite dans un journal d'activité avec son auteur et sa date, ce qui constitue la piste d'audit attendue par le RGPD. La suppression d'une fiche efface réellement les données de l'adhérent, au titre du droit à l'effacement. Seule exception : un reçu fiscal déjà émis subsiste avec son propre instantané, l'administration imposant sa conservation. Les données sont hébergées en France. RGPD et données des adhérents.

Oui, avec cinq types de champs : texte, nombre, date, liste déroulante et case à cocher. Une case à cocher peut en plus être déclarée en suivi annuel : elle devient une colonne des écrans de suivi et repart vierge à chaque nouvel exercice, exactement comme les cotisations. C'est ce qui permet de suivre d'une année sur l'autre un certificat médical, une autorisation parentale ou la remise d'une licence.

Le module retient qui a déjà été imprimé pour l'année en cours. Vous choisissez donc entre trois états : à imprimer, déjà envoyés, ou pas encore prêts. Concrètement, après un premier envoi groupé, une seconde impression ne ressort que les nouveaux payeurs. Une action groupée permet de remettre un lot dans la prochaine impression en cas de courrier perdu.

Oui. Un modèle Excel se télécharge depuis l'écran d'import, se remplit avec vos données puis se recharge en une fois, champs personnalisés compris. Dans l'autre sens, la liste s'exporte en XLSX à tout moment et le module dispose de sa propre sauvegarde complète. Bonnes pratiques de gestion des adhérents.

Le logiciel lit les avis de non-remise que renvoient les messageries et marque l'adresse concernée. Sur l'écran Impayés, la mention Adresse invalide depuis le suivie d'une date s'affiche sous le nom, et le bouton Relancer disparaît pour cette personne. Ouvrez sa fiche, corrigez l'adresse, et le bouton revient. La marque n'est posée que sur un refus définitif de la messagerie du destinataire, jamais sur une boîte pleine ou une panne passagère.

La formule Premium couvre jusqu'à 500 fiches adhérents pour 70 € par an. De 501 à 1 000, elle passe à 140 € par an, et au-delà de 1 000 le tarif s'établit avec vous. Les modules restent exactement les mêmes dans les trois cas, seul le nombre de fiches couvertes change. Votre prix ne bouge jamais tout seul : l'application vous prévient bien avant la limite. À partir de 90 % de votre plafond, un bandeau s'affiche en haut de tous les écrans du module et indique combien de fiches il vous reste, de sorte que personne ne découvre le mur un soir de forum. Quand la limite est atteinte, l'enregistrement d'une nouvelle fiche est refusé et l'application vous propose de passer au palier suivant, que vous acceptiez ou non. Le détail figure sur la page Tarifs.

Une case Adhérent sorti de l'association, en bas de sa fiche, le retire des écrans du quotidien sans rien effacer. Sa fiche reste consultable, ses cotisations passées restent dans vos comptes, et il ne compte plus dans le nombre d'adhérents facturé. Vos écrans du quotidien vous rappellent combien de personnes sont masquées, avec un lien pour les réafficher. La suppression définitive existe toujours, mais elle emporte les cotisations : gardez-la pour une fiche créée par erreur.