Adhérents - Étiquettes intelligentes

N'imprimez que les étiquettes
qui manquent encore

Carte de membre, bulletin, reçu fiscal papier : vous cochez une case sur la fiche de l'adhérent, vous imprimez, et le logiciel retient qui a été servi. Au tirage suivant, seuls les nouveaux ressortent. Plus de doublons, plus d'oubliés, plus de tableur tenu à côté.

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Vue d'ensemble

Une case à cocher,
et le logiciel tient le compte

Le problème n'est jamais d'imprimer des étiquettes : c'est de savoir qui a déjà reçu son pli. Trois semaines après un envoi, avec douze nouvelles adhésions entre-temps, personne ne s'en souvient. Le suivi d'envoi répond à cette question à votre place, et il repart de zéro chaque année.

Étape 1 - La case

Créez la case
qui pilote l'envoi

Dans Champs personnalisés, ajoutez un champ de type case à cocher - « Carte de membre envoyée », « Bulletin de rentrée », ce que vous voulez. Sous Suivi de cette case, cochez Étiquettes intelligentes. C'est le seul réglage à faire, et il se fait une fois pour toutes.

  • ✓
    Une case par type d'envoi, autant que nécessaire
  • ✓
    L'option se coche une fois, à la création du champ
  • ✓
    Seules les cases à cocher peuvent piloter un suivi
  • ✓
    Une seconde option affiche la case dans les écrans de suivi des cotisations, pour cocher tout le monde sans ouvrir chaque fiche
Écran des champs personnalisés adhérent : une case à cocher avec l'option Étiquettes intelligentes
Étape 2 - Trois états

Trois états,
et le compte est bon

Sur l'écran Étiquettes, un bloc Suivi d'envoi apparaît dès qu'une case existe. Vous choisissez la case, l'année, puis l'état à afficher. Chaque état annonce son nombre, vous savez donc immédiatement ce qui reste à faire.

  • ✓
    À imprimer : case cochée, étiquette pas encore sortie
  • ✓
    Déjà envoyés : avec la date d'impression, adhérent par adhérent
  • ✓
    Non cochés : ceux que cet envoi ne concerne pas
  • ✓
    Sans sélection de case, la liste affiche tous vos adhérents comme avant
Écran Étiquettes avec le bloc Suivi d'envoi actif, le choix de la case, de l'année et de l'état À imprimer
Étape 3 - L'impression

Vous imprimez,
le logiciel se souvient

L'aperçu de publipostage montre la planche telle qu'elle sortira. Une fois l'impression lancée, les adhérents concernés basculent dans Déjà envoyés et ne réapparaîtront plus dans le lot suivant. Une étiquette abîmée ou un pli revenu ? Le bouton Remettre dans le prochain lot les fait revenir.

  • ✓
    Bascule automatique après l'impression, rien à valider
  • ✓
    Retour dans le lot en un clic, bourrage papier ou adresse corrigée
  • ✓
    Formats de planche standard, compatibles Avery
  • ✓
    Étiquettes possibles aussi depuis un fichier CSV ou Excel
Aperçu de publipostage des étiquettes d'adresses, planche prête à imprimer
Deux usages

L'envoi au fil de l'eau
ou la grande tournée

Les cases sont annuelles : cocher pour 2026 n'engage rien pour 2027. La même case sert donc d'une année sur l'autre, en repartant d'une grille vierge.

Au fil des adhésions

Les cartes de membre

Les adhésions arrivent toute l'année. Vous cochez la case quand la cotisation est encaissée, et vous imprimez quand le lot vous paraît suffisant.

  • Une impression par petit paquet, quand vous voulez
  • Jamais deux fois la même adresse
  • Les retardataires ressortent tout seuls
  • La date d'impression reste consultable
Une fois par an

Le bulletin ou la convocation

Un envoi de masse, puis les quelques oubliés des semaines suivantes. La case repart vierge à chaque nouvelle année.

  • Tout le monde coché d'un coup depuis le suivi des cotisations
  • Le reliquat identifié sans effort
  • Grille remise à zéro l'année suivante
  • Historique de l'année précédente conservé

Questions fréquentes

Qu'est-ce qui rend ces étiquettes « intelligentes » ?

Le tri est fait avant l'impression, par le logiciel. Vous choisissez qui doit figurer sur la planche parmi trois listes : ceux qui restent à imprimer, ceux à qui vous avez déjà envoyé, et ceux qui ne sont pas encore prêts. La planche ne contient alors que les adhérents concernés, pour l'année en cours. Vous n'imprimez plus une planche entière pour en jeter les trois quarts.

Comment le logiciel sait-il qui a déjà reçu son envoi ?

Il garde une trace pour chaque adhérent, chaque type d'envoi et chaque année. Tant qu'aucune trace n'existe, l'adhérent est considéré comme restant à imprimer. C'est ce qui fait ressortir tout seul, au lot suivant, ceux qui viennent de payer.

Et quand on passe à l'année suivante ?

Les cases de suivi sont annuelles, exactement comme les cotisations, donc la nouvelle année repart d'une grille vierge. Vous n'avez aucun bouton « tout décocher » à chercher en janvier, et aucun risque d'effacer l'année précédente en le cliquant.

Si j'annule la fenêtre d'impression, l'adhérent est-il quand même marqué ?

Oui, le marquage a lieu à l'ouverture de la fenêtre. C'est un choix assumé : le navigateur ne permet pas de savoir de façon fiable si l'impression a réellement abouti, et faire l'inverse ferait réimprimer deux fois le même lot sans que personne s'en aperçoive. Remettre quelqu'un dans le lot suivant tient en un clic.

Sur quels champs cela fonctionne-t-il ?

Sur les champs que vous avez créés vous-même, du type case à cocher, à qui vous activez le suivi des étiquettes. Carte de membre envoyée, autocollant remis, dossier complet : c'est vous qui décidez ce qui se suit.

Peut-on revenir en arrière sur un lot déjà imprimé ?

Oui, en deux clics. Choisissez l'état « Déjà envoyés » : le tableau affiche chaque adhérent avec la date à laquelle son étiquette a été imprimée. Cochez la colonne « Renvoyer » sur les lignes concernées, puis cliquez sur « Remettre dans le prochain lot ». Ces adhérents repassent aussitôt dans la liste de ceux qui restent à imprimer. C'est ce qu'il faut faire après un bourrage papier, une étiquette abîmée ou un courrier revenu.

Arrêtez de réimprimer les mêmes adresses

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