Automatisation Étiquettes
Vous cochez une case sur la fiche de l'adhérent, vous imprimez, et le logiciel retient qui a été servi. Au tirage suivant, seuls les nouveaux ressortent.
Le champ case à cocher et son option de suivi
Au programme
La case
Dans Champs personnalisés, ajoutez un champ de type case à cocher, par exemple « Carte de membre envoyée ». Sous Suivi de cette case, cochez Étiquettes intelligentes.
Créez autant de cases que nécessaire : carte de membre, bulletin de rentrée ou tout autre envoi.
L'option se coche à la création du champ. Seules les cases à cocher peuvent piloter un suivi.
Une seconde option y affiche la case. Vous cochez alors tout le monde sans ouvrir chaque fiche.
Trois états
Sur l'écran Étiquettes, un bloc Suivi d'envoi apparaît dès qu'une case existe. Vous choisissez la case, l'année et l'état, chacun annoncé avec son nombre.
La case est cochée, mais l'étiquette n'est pas encore sortie.
Chaque adhérent servi apparaît avec sa date d'impression.
Ceux que cet envoi ne concerne pas. Sans case choisie, la liste montre tous vos adhérents comme avant.
L'impression
L'aperçu de publipostage montre la planche telle qu'elle sortira. Une fois l'impression lancée, les adhérents concernés passent dans Déjà envoyés.
Rien à valider après l'impression. Ces adhérents ne reviennent plus dans le lot suivant.
Après un bourrage papier ou un pli revenu, ce bouton fait revenir les adhérents choisis en un clic.
Les formats de planche sont standard. Les étiquettes peuvent aussi partir d'un fichier CSV ou Excel.
Deux usages
Les cases sont annuelles : cocher pour 2026 n'engage rien pour 2027. La même case resert l'année suivante, sur une grille vierge.
| 01Les cartes de membreLes adhésions arrivent toute l'année. Vous imprimez quand le lot vous paraît suffisant. | 02Le bulletin ou la convocationUn envoi de masse une fois par an, puis les quelques oubliés des semaines suivantes. | |
|---|---|---|
| Rythme | Au fil des adhésions, par petit paquet | Une fois par an |
| Cochage | Quand la cotisation est encaissée | Tout le monde d'un coup depuis le suivi des cotisations |
| Les suivants | Les retardataires ressortent au lot suivant | Le reliquat reste dans À imprimer |
| Historique | La date d'impression reste consultable | L'année précédente est conservée |
Dans les deux cas, une adresse déjà imprimée ne ressort pas au lot suivant.
En pratique
Un réglage au départ, puis le même geste à chaque envoi. Le suivi repart de zéro chaque année.
Voir le guide d'utilisationUn champ case à cocher, avec l'option Étiquettes intelligentes.
Sur leur fiche, ou tous d'un coup depuis le suivi des cotisations.
Seuls les adhérents à imprimer sortent, puis passent dans Déjà envoyés.
Questions
Le tri est fait avant l'impression, par le logiciel. Vous choisissez qui doit figurer sur la planche parmi trois listes : ceux qui restent à imprimer, ceux à qui vous avez déjà envoyé, et ceux qui ne sont pas encore prêts. La planche ne contient alors que les adhérents concernés, pour l'année en cours. Vous n'imprimez plus une planche entière pour en jeter les trois quarts.
Il garde une trace pour chaque adhérent, chaque type d'envoi et chaque année. Tant qu'aucune trace n'existe, l'adhérent est considéré comme restant à imprimer. C'est ce qui fait ressortir tout seul, au lot suivant, ceux qui viennent de payer.
Les cases de suivi sont annuelles, exactement comme les cotisations, donc la nouvelle année repart d'une grille vierge. Vous n'avez aucun bouton « tout décocher » à chercher en janvier, et aucun risque d'effacer l'année précédente en le cliquant.
Oui, le marquage a lieu à l'ouverture de la fenêtre. C'est un choix assumé : le navigateur ne permet pas de savoir de façon fiable si l'impression a réellement abouti, et faire l'inverse ferait réimprimer deux fois le même lot sans que personne s'en aperçoive. Remettre quelqu'un dans le lot suivant tient en un clic.
Sur les champs que vous avez créés vous-même, du type case à cocher, à qui vous activez le suivi des étiquettes. Carte de membre envoyée, autocollant remis, dossier complet : c'est vous qui décidez ce qui se suit.
Oui, en deux clics. Choisissez l'état « Déjà envoyés » : le tableau affiche chaque adhérent avec la date à laquelle son étiquette a été imprimée. Cochez la colonne « Renvoyer » sur les lignes concernées, puis cliquez sur « Remettre dans le prochain lot ». Ces adhérents repassent aussitôt dans la liste de ceux qui restent à imprimer. C'est ce qu'il faut faire après un bourrage papier, une étiquette abîmée ou un courrier revenu.
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