Automatisation HelloAsso
Vos paiements sont prêts à comptabiliser. Vos adhésions rejoignent vos fiches adhérents, avec leurs cotisations et leurs dons si vous activez ces options.
L'écran de connexion du compte HelloAsso
Comptabilité · Connexion
Vous collez les clés d'accès générées depuis votre propre compte HelloAsso. La liaison est testée avant l'enregistrement, une erreur de copie se voit tout de suite.
Aucun partenariat ni démarche commerciale n'est à engager auprès de HelloAsso. Vous générez les clés vous-même.
Rien n'est modifié chez HelloAsso. Les clés sont chiffrées avant l'enregistrement et ne sont jamais réaffichées.
Vous choisissez la date à partir de laquelle les paiements sont importés.
Comptabilité · Correspondances
Vous indiquez une fois le compte de produit de chaque nature d'encaissement. Chaque réglage s'enregistre automatiquement.
Adhésion, don, don mensuel, billetterie et boutique reçoivent chacun leur compte. Une campagne créée plus tard est imputée automatiquement.
Une campagne peut porter un code analytique pour suivre un projet. Une autre peut être écartée entièrement de la comptabilité.
Tant que vous n'avez pas choisi son compte, le paiement reste affiché à classer. Aucun compte fourre-tout ne le reçoit.
Comptabilité · Paiements
Le panneau de détail d'un paiement montre le compte de produit de chaque article. Vous voyez le résultat avant de déclencher la comptabilisation.
Les écritures y sont passées avec des pièces numérotées. Deux clics rapides ou la synchronisation de nuit ne comptabilisent jamais deux fois un paiement.
Une commande mêlant un billet et un don est ventilée article par article. Les dons mensuels sont suivis échéance par échéance.
Un remboursement total donne une écriture inverse, à la date du remboursement. Un remboursement partiel vous est signalé à corriger.
Adhérents · Transmission
Dans l'écran HelloAsso de votre comptabilité, les interrupteurs « Envoyer aux Adhérents » décident de ce qui est transmis. Le module Adhérents doit être activé.
Adhérents, cotisations et dons se transmettent séparément. Chaque choix s'enregistre dès que vous basculez l'interrupteur.
Elles sont traitées dès l'activation de la transmission.
Chaque nouvelle synchronisation reprend les adhésions arrivées depuis la précédente.
Adhérents · Fiches
Un inscrit HelloAsso reconnu avec certitude est rattaché à sa fiche. Les autres vous sont proposés un par un.
Un panneau affiche la fiche la plus proche, que vous confirmez d'un clic. Vous pouvez aussi rattacher l'inscrit à une autre fiche.
Vous choisissez ceux à reprendre. Leurs fiches se créent en un clic.
Les champs déjà renseignés de vos fiches ne sont jamais écrasés. L'onglet Correspondances relie les réponses du formulaire à vos champs.
Adhérents · Journal
Le journal indique les fiches mises à jour, les cotisations et les dons repris. Une cotisation à vérifier ou un remboursement s'ouvre dans un panneau.
Valider applique l'opération indiquée. Refuser la laisse de côté.
Un remboursement n'est pas défait automatiquement sur la fiche adhérent.
La correction des écritures comptables reste une action séparée.
Questions
Non. Vous indiquez une fois pour toutes où va chaque type d'encaissement, et cinq lignes suffisent : adhésion, don, don mensuel, billetterie et boutique. Une campagne que vous créerez plus tard sur HelloAsso sera donc rangée toute seule, puisqu'un don reste un don.
Oui, si vous le demandez. Trois interrupteurs, enregistrés dès que vous les basculez, décident de ce qui est repris : les adhérents, leurs cotisations et leurs dons. Un inscrit reconnu sans ambiguïté rejoint sa fiche tout seul, les autres vous sont proposés un par un, avec la fiche la plus proche et un bouton pour confirmer ou créer. Les champs déjà remplis de vos fiches ne sont jamais écrasés. Le détail dans le guide.
Rien de plus. Dès qu'un paiement a été comptabilisé, il garde le numéro de l'écriture qu'il a produite, et le logiciel revérifie ce numéro juste avant d'écrire quoi que ce soit. Deux clics rapides, deux onglets ouverts ou le passage de la synchronisation de nuit ne peuvent donc pas comptabiliser deux fois le même paiement.
Non, volontairement. Ces encaissements figurent déjà sur votre relevé bancaire, les reprendre créerait un doublon à coup sûr. Saisissez-les comme d'habitude, avec votre import bancaire. Le compte rendu de chaque synchronisation indique combien de paiements ont été laissés de côté.
Tout dépend du remboursement. Un remboursement total est classé à comptabiliser. Au clic sur Comptabiliser, le logiciel passe l'écriture inverse, à la date du remboursement. Un remboursement partiel ou une contestation vous est signalé à corriger. Vous passez une écriture de correction, puis vous cliquez sur Marquer comme corrigé. Le logiciel garde le montant et la date du jour de la comptabilisation : vous voyez exactement ce qui a changé.
Sur un compte à part, intitulé « HelloAsso - fonds en attente de versement », qui sert de salle d'attente jusqu'au virement. Il est rangé avec vos comptes bancaires et non avec les comptes de tiers, pour que cet argent apparaisse bien dans votre trésorerie au bilan. Le tableau de bord lui consacre sa propre carte, marquée Non versé, dès que ce compte est mouvementé.
Jamais. Envoyer d'office une somme non identifiée dans un compte fourre-tout donne l'impression que le sujet est réglé, et plus personne n'y revient. Un paiement dont vous n'avez pas encore choisi la destination reste donc affiché comme à classer, et il vous attend là tant que vous ne lui avez pas indiqué son compte.
