Changement de trésorier d'association : réussir la passation

L'assemblée générale vient d'élire un nouveau trésorier. Tant que la banque n'a rien reçu, la signature sur le compte reste celle du sortant. Les chéquiers et les classeurs de pièces sont aussi chez lui. Cet article suit la passation dans l'ordre : déclaration, banque, documents, accès en ligne, puis vote des comptes.

Faut-il déclarer le changement de trésorier ?

Oui, quand les statuts placent le trésorier parmi les dirigeants. L'article 5 de la loi du 1er juillet 1901 impose de déclarer tout changement dans l'administration de l'association dans les trois mois. La déclaration se dépose au greffe des associations du département du siège. Elle se fait en ligne avec le téléservice e-modification, par courrier ou au guichet.

Le dossier contient la délibération qui désigne le nouveau trésorier. S'y ajoute la liste complète et à jour des dirigeants. Elle donne pour chacun le nom, les prénoms, la profession, le domicile, la nationalité et la fonction. La rédaction de cette délibération suit les règles du procès-verbal d'assemblée générale.

Avant la déclaration, le changement n'est pas opposable aux tiers. Une banque ou un fournisseur peut donc continuer à traiter avec l'ancien trésorier. Le défaut de déclaration est puni d'une amende de 1 500 euros au plus, 3 000 euros en cas de récidive. En Alsace-Moselle, le dépôt a lieu au greffe du tribunal, même quand les dirigeants sont reconduits.

Comment transférer les pouvoirs sur le compte bancaire ?

Le président remet à la banque le procès-verbal de l'élection, daté et signé. Le conseiller retire alors la signature de l'ancien trésorier et enregistre celle du nouveau. Jusqu'à ce rendez-vous, les personnes habilitées sur le compte ne changent pas. Les paiements lancés par l'ancienne équipe pendant la transition sont honorés.

La Banque Postale publie la liste des pièces qu'elle demande. Le récépissé du greffe en fait partie, et la copie du récépissé de dépôt est acceptée en attendant. Le président et le trésorier fournissent une pièce d'identité et un justificatif de domicile récent. Un mandat de gestion liste ensuite les opérations déléguées.

Les chéquiers en cours reviennent au nouveau trésorier ou au président. Associathèque conseille de fixer un plafond de paiement lors du changement de signature.

Quels documents l'ancien trésorier doit-il remettre ?

L'ancien trésorier transmet toutes les pièces comptables, enregistrées ou non, et les comptes des exercices passés. Il signale les engagements en cours, comme les paiements à venir et les emprunts. Associathèque demande une comptabilité à jour, ou des pièces restantes clairement repérées. La remise porte sur les éléments suivants :

• relevés bancaires de l'exercice et chéquiers en cours
• pièces de dépenses et de recettes, classées par date
• journal comptable ou fichier de suivi, avec ses sauvegardes
• comptes annuels et rapports financiers des dernières assemblées
• contrats d'emprunt et conventions de subvention en cours
• doubles des reçus fiscaux remis aux donateurs

Les pièces justificatives se gardent dix ans. Les archives des exercices précédents changent donc de main avec le reste. Un bordereau signé par les deux trésoriers liste les documents remis et la date de remise. Les pièces à classer, et la manière de le faire, sont décrites dans le guide pour tenir la comptabilité d'une association.

Quels accès en ligne faut-il transférer ?

Chaque outil en ligne de l'association a un compte rattaché à une personne. La passation les recense un par un : banque en ligne, plateforme de paiement, logiciel de comptabilité, adresse électronique du trésorier. Le nouveau trésorier reçoit son propre accès sur chacun. Celui du sortant est fermé, ou son mot de passe est changé.

Dans MonAssoCompta, l'administrateur invite le nouveau trésorier depuis l'écran Administration. Le rôle Trésorier ouvre un accès complet, puis chaque module se règle à part. Si l'ancien trésorier reste au bureau, le rôle Consultant lui laisse la lecture des comptes sans droit de saisie. Le journal d'administration garde la trace de chaque modification, avec son auteur et sa date.

Avant de partir, le sortant peut aussi produire l'export global de l'association. Il s'agit d'une archive ZIP des données, à joindre aux pièces papier du bordereau.

À quoi sert le quitus du trésorier sortant ?

Le quitus est le vote par lequel l'assemblée générale approuve la gestion financière présentée. Selon Associathèque, les membres présents le donnent sur le rapport financier. Ce vote valide les comptes de l'exercice tenus par l'ancien trésorier.

Quand l'élection a lieu à l'assemblée annuelle, le sortant présente les comptes de l'exercice clos avant de passer la main. Le déroulé de cette présentation figure dans l'article pour présenter le bilan financier en AG. Les missions du poste et la responsabilité qui s'y attache sont détaillées dans l'article sur le rôle du trésorier.

Conclusion

La semaine de l'élection, le président prend rendez-vous à la banque avec le procès-verbal. La déclaration au greffe part dans les trois mois. Les deux trésoriers signent le bordereau des pièces remises, puis les anciens accès en ligne sont fermés.

Voir la vidéo : Inviter un collaborateur et régler ses accès

Sources et références

• Service-public.gouv.fr - Changements dans l'administration d'une association
• Légifrance - Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association
• Associathèque - La fonction de trésorier d'association
• La Banque Postale - Changement de bureau et gestion du compte bancaire de l'association