Comptabilité · Import Hiboutik
Votre boutique tient sa caisse sous Hiboutik. Chaque mois, déposez son export comptable dans MonAssoCompta. Chaque Z de caisse devient une opération diverse du journal BT, contrôlée avant d'être écrite.
Le format Hiboutik choisi et le fichier déposé
Déposer l'export
Ouvrez Import d'écritures dans le menu de la comptabilité. Choisissez le format Hiboutik (boutique), puis déposez le fichier CSV exporté de votre caisse.
Le CSV à virgules de Hiboutik se lit tel quel. Un grand livre au point-virgule est aussi accepté.
Les lignes d'une même date forment une OD. Elle reçoit un numéro du journal BT : BT0001, puis BT0002.
Le bouton Voir les OD affiche les pièces. L'écriture n'a lieu qu'après Valider l'import.
Contrôler
L'aperçu prend le titre Import Hiboutik. Il affiche chaque Z de caisse avec ses lignes, son total et un badge Équilibrée, À vérifier ou Refusée.
Une pièce dont le débit ne vaut pas le crédit est refusée. L'écart s'affiche en euros.
Les comptes absents de votre plan sont listés. Le bouton Créer les comptes cochés les ajoute.
Un Z de caisse déjà importé dans le journal BT est refusé. Recharger un mois ne le compte pas deux fois.
Comptes d'attente
L'import place les paiements CB de l'export Hiboutik sur le compte 467001, et les espèces sur le compte 530001. À l'import bancaire, affectez la remise CB au compte 467001 : il est soldé.
Ventes Hiboutik à encaisser (CB). La remise CB de votre relevé, reçue par l'import bancaire, le solde.
Caisse boutique Hiboutik. Son solde doit égaler le comptage de la caisse. Le dépôt des espèces en banque le solde.
Sans ce compte d'attente, chaque paiement CB entrerait deux fois en banque : par le fichier, puis par le relevé.
Ligne par ligne
Un Z de caisse du 3 novembre, tel que l'aperçu le lit. Seuls les comptes d'encaissement changent.
| 01Dans l'export HiboutikLe fichier CSV de votre caisse, déposé tel quel. | 02Dans vos comptesL'OD du journal BT, après Valider l'import. | |
|---|---|---|
| Les ventes du jour | Comptes 70… au crédit | Mêmes comptes, au crédit |
| Les paiements par CB | 512100 ou 512200 au débit | 467001 au débit, soldé par les remises CB |
| Les paiements en espèces | 530000 au débit | 530001 au débit, soldé par les dépôts en banque |
| Le regroupement | Les lignes d'une même date | Une OD numérotée BT0001, BT0002… |
| Le journal | Colonne Journal du fichier | Journal BT pour toutes les lignes |
Le bandeau de l'aperçu annonce chaque compte remplacé et son nombre de lignes. Chaque ligne garde la trace de son compte d'origine, par exemple « fichier : 512100 ».
En pratique
Trois temps chaque mois. Rien n'est écrit avant votre validation.
Voir le guide d'utilisationDepuis Hiboutik, l'export comptable du mois, en CSV.
Pièces équilibrées, comptes créés, doublons écartés.
La remise CB du relevé solde le compte 467001.
Questions
L'export comptable de votre caisse, au format CSV. Il porte les colonnes Date, Journal, Compte, Pièce, Libellé, Débit, Crédit, Monnaie et Section analytique. Déposez-le tel quel : aucune colonne n'est à retirer ni à renommer.
Non. Le format choisi fixe le journal de toutes les lignes : elles vont au journal BT, Boutique. La colonne Journal du fichier est lue puis ignorée. Vos pièces se retrouvent ensuite au Grand livre, filtré sur le journal BT.
Rien n'est écrit la seconde fois. Un Z de caisse dont toutes les lignes existent déjà dans le journal BT est refusé comme doublon. L'écran indique que les pièces sont déjà importées et qu'il n'y a rien à refaire.
Rechargez le fichier. Une pièce datée d'un jour déjà importé, mais différente, est marquée À vérifier sans être refusée. Supprimez l'ancienne pièce au Grand livre, puis validez l'import. Sinon les deux pièces resteront dans vos comptes.
Pas encore. La section analytique et la monnaie du fichier sont lues, mais elles ne sont pas enregistrées. Les écritures importées arrivent donc sans code analytique, comme une OD saisie sans en choisir.
Non. L'écran Import d'écritures est inclus dans toutes les formules, dès que la comptabilité est ouverte. Il n'y a ni option à payer ni module à activer. Les 14 jours d'essai gratuit permettent de tester l'import sur un export réel.
