Automatisation Sauvegarde
Reliez le Google Drive de l'association une seule fois. Au début de chaque mois, MonAssoCompta y dépose une archive de vos données : comptabilité, adhérents, factures, documents. Vous gardez une copie sur un compte qui vous appartient.
Le bandeau Google Drive de l'écran Export global
Au programme
Drive · Liaison
Depuis l'écran Export global, un administrateur relie le compte Google de l'association. Google demande une autorisation, puis le bandeau affiche Drive relié avec l'adresse du compte. Le guide d'utilisation détaille chaque étape.
L'autorisation se limite aux fichiers que MonAssoCompta crée. Vos documents, photos et tableurs ne sont ni lus, ni modifiés, ni supprimés.
Les archives sont rangées dans le dossier MonAssoCompta - Sauvegardes, créé à la première liaison.
Cochez les données voulues et cliquez sur Envoyer maintenant : l'archive est générée, puis déposée sur votre Drive.
Drive · Envoi mensuel
Activez l'interrupteur Envoi mensuel. Au début de chaque mois, une nuit, une archive est générée avec les données cochées lors de votre dernière génération, puis déposée sur le Drive.
Chaque archive porte le nom de votre structure et sa date. Rien n'est remplacé ni supprimé sur votre Drive.
Si Google ne répond pas, un nouvel essai part tout seul, trois au plus dans le mois. Un envoi interrompu reprend là où il s'était arrêté.
Le motif s'affiche en rouge dans le bandeau, et les administrateurs reçoivent un courriel : accès retiré, Drive plein ou archive non générée.
Questions
Non. Google ne lui ouvre que les fichiers qu'il crée lui-même : son dossier de sauvegardes et les archives qu'il y dépose. Vos documents, vos photos et vos tableurs lui restent invisibles. Un fichier que vous ajoutez vous-même dans ce dossier ne lui est pas accessible non plus.
Les données que vous avez cochées, parmi huit rubriques : comptabilité, adhérents, facturation, notes de frais, reporting, rendez-vous, espace documents et identité de la structure. Elle réunit des tableaux et des PDF lisibles sans le logiciel, et les fichiers de sauvegarde que MonAssoCompta sait recharger.
Un utilisateur qui a le rôle administrateur de l'association. Les autres membres n'ont pas accès à l'écran Export global. Chaque archive demandée, téléchargée ou expirée est inscrite au journal des accès, avec son auteur et sa date.
Les administrateurs reçoivent un courriel qui donne le motif, et le bandeau l'affiche en rouge. Quand Google ne répond pas, un nouvel essai part tout seul, trois au plus dans le mois. Sinon, corrigez la cause, par exemple en libérant de la place sur le Drive, puis cliquez sur Réessayer.
Non. Elle contient en clair les données de vos adhérents et votre comptabilité. Ne partagez le dossier de sauvegardes qu'avec les personnes qui en ont besoin. Protégez aussi le compte Google de l'association par une validation en deux étapes.
Coupez l'interrupteur Envoi mensuel pour arrêter les envois automatiques. Pour retirer tout accès, cliquez sur Délier le Drive : MonAssoCompta ne peut plus rien y déposer. Les archives déjà envoyées restent sur votre Drive, et c'est à vous de les effacer.
14 jours gratuits. Sans carte bancaire.
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