Module Espace documents
Statuts, procès-verbaux, contrats, budgets, photos : rangez les fichiers de votre association dans un espace organisé. Vous disposez de droits d'accès par dossier, de l'historique des versions et d'un hébergement en France conforme RGPD.
Dossiers, fichiers, jauge de stockage et barre d'actions.
Au programme
Organiser
Créez des dossiers et des sous-dossiers, comme sur votre ordinateur. Les fichiers éparpillés dans les boîtes mail sont réunis au même endroit.
Rangez vos fichiers dans des dossiers et des sous-dossiers. Vous les renommez, les déplacez ou les téléchargez depuis l'explorateur.
Plusieurs fichiers se déposent à la fois. Les exécutables sont refusés, tous les autres formats sont acceptés.
Elle porte sur tout l'espace et retrouve n'importe quel document en un instant.
Droits par dossier
Contrats, salaires, documents sensibles : restreignez un dossier aux seules personnes autorisées. Pour les autres, il devient invisible, pas seulement verrouillé.
Un dossier se réserve à un type d'utilisateur ou à un membre nommé. La règle donnée à une personne prime sur celle de son rôle.
Deux niveaux de droit sont proposés pour chaque dossier. L'administrateur voit toujours tout.
Les sous-dossiers reprennent automatiquement les règles de leur parent. Un bouclier signale chaque dossier protégé.
Versions
Quand vous re-déposez un budget corrigé, l'ancienne version reste dans l'historique. Le versioning est actif en permanence, rien à activer.
Un fichier re-déposé sous le même nom devient une nouvelle version. La précédente est conservée, sans écrasement silencieux.
Chaque version antérieure se consulte, se télécharge ou se restaure. Un badge sur le fichier indique combien il en existe.
Les versions anciennes peuvent être purgées pour faire de la place dans votre espace.
Stockage & RGPD
L'offre premium inclut 500 Mo, de quoi ranger des milliers de documents texte. Pour vos photos et scans, choisissez un palier annuel.
Le module est disponible dans toutes les formules. Des paliers annuels d'espace supplémentaire vont de 10 à 200 Go.
Vos documents sont répliqués en continu sur trois datacenters distincts en France, conformément au RGPD. Une panne matérielle ne vous fait rien perdre.
Chaque téléchargement passe par le contrôle des droits.
Questions
Jusqu'à 100 Mo par fichier, ce qui couvre un scan de plusieurs dizaines de pages ou une photo en haute définition. Vous pouvez déposer plusieurs fichiers d'un coup par glisser-déposer. Certaines extensions exécutables sont refusées, pour la même raison qu'une messagerie les refuse.
Oui, dossier par dossier. Un dossier peut être restreint par rôle (le bureau, les trésoriers) ou nominativement, personne par personne. Les droits se transmettent aux sous-dossiers, et c'est la restriction la plus proche du fichier qui gouverne : vous pouvez donc ouvrir largement un dossier parent et verrouiller une seule branche à l'intérieur. Un droit nominatif l'emporte toujours sur le droit du rôle.
Non. Le fichier précédent devient une version antérieure, consultable et restaurable en un clic. C'est ce qui sauve les statuts et les comptes rendus, écrasés une fois sur deux par une version de travail. Les versions occupent de la place et comptent donc dans votre quota, mais restaurer une version ne consomme rien de plus.
Non, et nous préférons le dire franchement : la suppression est définitive, versions antérieures comprises. Il n'y a ni corbeille ni délai de rétractation. Le versioning protège de l'écrasement, pas de la suppression. C'est pour cela que la suppression est réservée aux personnes qui ont le droit d'écriture sur le dossier, et que chaque geste est tracé.
Il passe en lecture seule, il ne se ferme pas. Vous continuez à consulter et à télécharger tous vos documents, seuls les gestes qui modifient (déposer, renommer, déplacer, supprimer, changer les droits) sont suspendus, et un bandeau le dit en haut de l'explorateur. C'est la seule exception de ce type dans le logiciel, et elle est volontaire : le stockage se paie à part, il serait anormal de vous enfermer dehors d'un espace que vous payez encore.
Oui. Le module tient un journal d'activité : dépôt, téléchargement, suppression, changement de droits, avec l'auteur et la date. Il respecte les restrictions de dossier, c'est-à-dire qu'il ne révèle pas les noms de fichiers d'un dossier auquel vous n'avez pas accès. Les lignes sont conservées trois ans, et aucun écran ne permet de les effacer.
14 jours gratuits. Sans carte bancaire.
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